Archiefopslag

Uw papieren geheugen staat veilig en tóch beschikbaar.

Is het in uw organisatie ook tijd dat iedereen zoveel mogelijk papierloos gaat werken? En dat de ruimten beter benut gaan worden voor belangrijkere zaken dan opslag van materialen, archieven of kasten? Zodat er meer ruimte ontstaat voor de medewerkers? Of dat er wellicht ruimten afgestoten kunnen worden c.q. beter benut kunnen worden?

In de afgelopen jaren nemen steeds meer organisaties afscheid van hun eigen opslagruimten voor papieren archieven. En aangezien het archief vaak is ontstaan vanuit digitaal werken is het ook niet meer zo vaak nodig voor de huidige organisatie. Maar weg gooien is  vaak nog geen optie. Hiervoor heeft de Nationale Archiefkluis nu gespecialiseerde archiefopslag beschikbaar. Voor zowel kleine als wat grotere archieven.

De opslag van uw archieven is gecentraliseerd in onze depots aan de rand van Rotterdam en Amsterdam. Veilig, betrouwbaar en toch dichtbij.

We krijgen vaak de vraag wat de kosten zijn van de opslag van archief? Voordat we daar iets over kunnen vertellen is het essentieel om vooraf te bepalen hoe belangrijk het voor u is dat uw archief veilig staat. Als dat zo is, dan is archiefopslag en archiefbeheer in een archiefdepot de oplossing.

De kosten voor archiefopslag bestaan niet alleen uit opslagkosten, maar ook uit zogenaamde handlingkosten. Dit zijn de kosten voor het plaatsen van de archieven en voor de relevante diensten als opvragingen en de levering van de archieven bij opvragingen. Dit wordt ook wel archiefbeheer genoemd.

Voor de bepaling van alleen de kosten van archiefopslag nemen we als voorbeeld een archief uit bijvoorbeeld 3 kasten met 5 planken, wat een maandelijkse opslaginvestering vergt van € 20. Voor grotere hoeveelheden vanaf 100 strekkende meter archief dient u rekening te houden met een maandelijkse investering vanaf slechts  € 100. Dit is vaak vele malen voordeliger dan opslag in een kantoorpand of self storage. Dit komt omdat er bij de archiefdepots verticaal wordt opgeslagen (de hoogte in).

De tarieven voor archiefbeheer omvatten o.a. kosten voor opvragingen, scanning van dossiers, bezorgkosten, vernietigingskosten, etc. Het is mogelijk deze kosten laag te houden doordat onze archiefbeheerders voor meerdere organisaties de werkzaamheden verzorgen. Hierdoor profiteert u van aantrekkelijk lage tarieven.

Wilt u weten wat de opslag en het beheer van uw archieven mogelijk gaan kosten, stuur ons gerust een bericht, mailje (info@archiefkluis.nl) of bel 085 004 36 31.

Lage kosten archiefopslag

De kosten van archiefopslag zijn relatief laag. Dit komt enerzijds door zeer effectieve inrichting van archiefdepots. En doordat de kosten berekend worden per item: per doos of per pallet. U hoeft er dus geen ruimte voor te huren (zoals bij een selfstorage), maar slechts af te rekenen per item. Hierdoor is opslag al mogelijk vanaf € 10 per maand.

Archiefbeheer 24/7

Beveiligde opslag in een archiefdepot met archiefbeheerders betekent voor u dat u op elk moment uw archieven kunt opvragen. De gewenste doos wordt dan voor u klaargezet, op uw locatie bezorgd of gedigitaliseerd en per mail bezorgd. Deze dienstverlening staat bekend als archiefbeheer: het inslaan, opslaan en beheren van een archief voor organisaties tot aan de datum van vernietiging.

Extra veilig

Het archief wordt opgeslagen in veilige en beschermde opslagruimten in extra beveiligde archiefdepots. De opslagfaciliteiten voldoen aan strenge beveiligingseisen. Alle dossiers staan beschermd tegen externe invloeden als vocht, brand, rook, temperatuursverschillen, ongedierte of ongeautoriseerde toegang. Daglicht in deze ruimte is taboe. Van kunstlicht wordt bescheiden gebruik gemaakt. Voor u de zekerheid van een veilige omgeving voor uw hoogwaardige archief.

Privacy

Privacy is voor ons cruciaal. Om dit te kunnen garanderen, is de archiefopslag uitgerust met bewegingssensoren en elektronisch beveiligde toegang- en nooddeuren. Toegang is alleen mogelijk voor daartoe gemachtigde personen door middel van een elektronisch beveiligingssysteem. Alleen onze gescreende personeelsleden hebben toegang tot de archieven. Daarbij bezitten onze medewerkers een VOG verklaring en hebben zij geheimhoudingsplicht. Tevens wordt er buiten kantoortijden gepatrouilleerd door een extern ingeschakeld beveiligingsbedrijf.

Toegankelijk en digitaliseerbaar

Bij inslag is er de keuze om het archief per doos of per pallet op te slaan. De beste keuze voor uw organisatie is afhankelijk van de kenmerken van het archief. Hoe vaak is het nodig, en als het nodig is: hoe snel is het dan beschikbaar? Elk archief wordt voorzien van unieke kenmerken en is altijd opvraagbaar of in te zien.

 Indien u een archiefstuk, doos of dossier wilt ontvangen, staat onze archief bezorgservice garant voor de fysieke of digitale bezorging binnen de afgesproken bezorgtermijn. Het is uiteraard ook mogelijk dat één van uw collega's de archieven zelf komt raadplegen of afhalen bij het archiefdepot.

Geschikt voor elke archiefdoos

In onze archiefdepots mogen alle soorten en maten archiefdozen opgeslagen worden. Uiteraard beschiken wij over archiefdozen om elk archief onder optimale condities te verpakken. Wij verplichten je echter niet de archieven in de door ons geleverde dozen aan te bieden. Elke archiefdoos is op te slaan in onze archiefdepots.

Codering

Het is belangrijk de archiefdozen te voorzien van een unieke codering, waaraan de inhoud wordt gekoppeld. Deze codering op nummer voorkomt dat van buitenaf zichtbaar is wat zich in de dozen bevindt. De codering wordt door ons gekoppeld aan de fysieke locatie in het archiefdepot. Alleen geautoriseerd personeel weet de gecodeerde dozen via een persoonlijke inlog terug te vinden. De inhoud van de betreffende dozen is uitsluitend bekend bij uw eigen organisatie. Met deze werkwijze waarborgen we de privacy van het archief: u weet alleen wat er zich in de dozen bevindt, alleen wij weten waar de doos zich bevindt.

Geen selfstorage of verzamelgebouw van opslagruimten

Soms overwegen klanten om hun archiefdozen in een selfstorage op te slaan. Een aantal punten van aandacht zijn hierbij van belang:

  1.  In hoeverre is de opslagruimte goed geconditioneerd voor de bescherming van papieren archieven? Denk hierbij aan vocht, temperatuur, ongedierte, dampen, etc. Voor de houdbaarheid van het papieren archief is dit cruciaal. Ben je bijvoorbeeld bekend met de opslag van je buren in de selfstorage? Is dit vrij van ongedierte (zoals zilvervisjes c.q. papiervisjes)? Of benzinedampen, zoals uit buitenboordmotoren, motors, grasmaaiers, etc.
  2.  In een selfstorage geldt de huur niet per doos of pallet, maar per vast ruimte van een bepaald aantal m2. Dit betekent dat het voor een goede benutting verstandig is om de archiefruimte optimaal te vullen. Hou hier wel rekening mee als u er (in de tussentijd) wel eens bij moet. Hoe snel en overzichtelijk vindt u dan de archiefdoos, die u zoekt? Of heeft u hiervoor nog stellingen nodig? Neem deze investering dan ook mee in uw overweging. Ook als het archief afneemt (door verplichte vernietiging) of toeneemt (aanwas vanuit kantoor) is het belangrijk om een goede inschatting te maken.
  3.  Wat verwacht u van het beheer van het archief? Hoe vaak is het nodig? En wie van uw medewerkers of collega's is bekend met de opslag, de opslaglocatie en de inrichting van de archiefruimte?

Het is verstandig vooraf een goede overweging te maken over de beste oplossing voor uw situatie. Wilt u hierover met ons doorpraten, bel of mail ons dan gerust. Onze specialisten helpen u vrijblijvend verder.

Benieuwd naar de mogelijkheden?

Naast bovenstaande punten van aandacht zijn er nog meer overwegingen om een keuze te maken tussen een professioneel archiefdepot of een selfstorage opslagruimte. Als je hierover vrijblijvend van gedachten wilt wisselen, bel of mail ons gerust. We helpen je graag verder.

contactformulier contactgegevens

Onze oplossingen voor papieren archieven
in het digitale tijdperk

digitalisering

Archiefopslag

Archiefverhuizing

archiefbeheer

© 2019 Archiefkluis