Uw papieren geheugen staat veilig, betrouwbaar en tóch beschikbaar.
Bent u op zoek naar opslagruimte om uw archief op te slaan? En zoekt u daarom opslag in de regio Eindhoven? Veilige opslagruimte in Eindhoven en omgeving omdat u dat handig lijkt? Een goede opslagruimte die voldoet aan de veiligheidseisen voor archiefopslag? Dat kan.
Archief bewaren
In Nederland gelden diverse bewaartermijnen voor archief. Daarom bent u juridisch verplicht tot het veilig bewaren van archief. Naast deze verplichting kan het voor u van belang zijn om de papieren archieven van uw organisatie te bewaren als naslagwerk.
Opslaan archief
Het opslaan van uw papieren archieven in de regio Eindhoven is populair. Veel organisaties kiezen ervoor om steeds meer digitaal te gaan werken en hun oude papieren archief niet meer in het bedrijfspand te bewaren. Dat kan logisch zijn omdat m2 duur zijn. Of omdat veiligheid beter gegarandeerd kan worden bij een archiefbedrijf. Hiervoor zijn oplossingen zoals het compleet digitaliseren van het archief of het opslaan van archief.
Geschikte opslagruimte voor archief
In het verleden werd archief opgeslagen in diverse soorten opslagruimte. Soms in kelders, soms in garageboxen of in self storage of bij verhuisbedrijven. Men was niet altijd op de hoogte van de veiligheidseisen, die de wetgever stelt aan archiefruimte. Ook zijn veel organisaties niet bekend met archiefbeheerders. Er zijn nogal wat verschillen tussen een professioneel archiefbeheerder en andere aanbieders van opslagruimte. Niet alleen qua veiligheid onvergelijkbaar, maar ook qua archiefbeheer totaal anders. Een archiefbeheerder heeft namelijk gespecialiseerde archiefbeheerders, die elke dag gericht zijn op het beschikbaar stellen van archiefstukken. Zowel fysiek als digitaal.
Specialisme van archiefbeheerders
Bent u als organisatie op zoek naar opslagruimte in de regio Eindhoven, en vindt u het belangrijk dat uw archief veilig staat? Dan bieden wij u deze mogelijkheid als landelijke dienstverlener. Binnen 1 uur ter plaatse om uw archief te bezorgen, als u dat eventueel toch weer nodig heeft. Zowel fysiek met eigen bezorgdienst, als digitaal voor nog meer gemak.
Bent u benieuwd naar de mogelijkheden en de kosten? Check gerust via ons contactformulier.
Lage kosten archiefopslag
De kosten van archiefopslag zijn relatief laag. Dit komt enerzijds door zeer effectieve inrichting van archiefdepots. En doordat de kosten berekend worden per item: per doos of per pallet. U hoeft er dus geen ruimte voor te huren (zoals bij een selfstorage), maar slechts af te rekenen per item. Hierdoor is opslag al mogelijk vanaf 25 euro per maand.
Archiefbeheer 24/7
Beveiligde opslag in een archiefdepot met archiefbeheerders betekent voor u dat u op elk moment uw archieven kunt opvragen. De gewenste doos wordt dan voor u klaargezet, op uw locatie bezorgd of gedigitaliseerd en per mail bezorgd. Deze dienstverlening staat bekend als archiefbeheer: het inslaan, opslaan en beheren van een archief voor organisaties tot aan de datum van vernietiging.
Extra veilig
Het archief wordt opgeslagen in veilige en beschermde opslagruimten in extra beveiligde archiefdepots. De opslagfaciliteiten voldoen aan strenge beveiligingseisen. Alle dossiers staan beschermd tegen externe invloeden als vocht, brand, rook, temperatuursverschillen, ongedierte of ongeautoriseerde toegang. Daglicht in deze ruimte is taboe. Van kunstlicht wordt bescheiden gebruik gemaakt. Voor u de zekerheid van een veilige omgeving voor uw hoogwaardige archief.
Privacy
Privacy is voor ons cruciaal. Om dit te kunnen garanderen, is de archiefopslag uitgerust met bewegingssensoren en elektronisch beveiligde toegang- en nooddeuren. Toegang is alleen mogelijk voor daartoe gemachtigde personen door middel van een elektronisch beveiligingssysteem. Alleen onze gescreende personeelsleden hebben toegang tot de archieven. Daarbij bezitten onze medewerkers een VOG verklaring en hebben zij geheimhoudingsplicht. Tevens wordt er buiten kantoortijden gepatrouilleerd door een extern ingeschakeld beveiligingsbedrijf.
Toegankelijk en digitaliseerbaar
Bij inslag is er de keuze om het archief per doos of per pallet op te slaan. De beste keuze voor uw organisatie is afhankelijk van de kenmerken van het archief. Hoe vaak is het nodig, en als het nodig is: hoe snel is het dan beschikbaar? Elk archief wordt voorzien van unieke kenmerken en is altijd opvraagbaar of in te zien.
Indien u een archiefstuk, doos of dossier wilt ontvangen, staat onze archief bezorgservice garant voor de fysieke of digitale bezorging binnen de afgesproken bezorgtermijn. Het is uiteraard ook mogelijk dat één van uw collega's de archieven zelf komt raadplegen of afhalen bij het archiefdepot.
Geschikt voor elke archiefdoos
In onze archiefdepots mogen alle soorten en maten archiefdozen opgeslagen worden. Uiteraard beschiken wij over archiefdozen om elk archief onder optimale condities te verpakken. Wij verplichten je echter niet de archieven in de door ons geleverde dozen aan te bieden. Elke archiefdoos is op te slaan in onze archiefdepots.
Codering
Het is belangrijk de archiefdozen te voorzien van een unieke codering, waaraan de inhoud wordt gekoppeld. Deze codering op nummer voorkomt dat van buitenaf zichtbaar is wat zich in de dozen bevindt. De codering wordt door ons gekoppeld aan de fysieke locatie in het archiefdepot. Alleen geautoriseerd personeel weet de gecodeerde dozen via een persoonlijke inlog terug te vinden. De inhoud van de betreffende dozen is uitsluitend bekend bij uw eigen organisatie. Met deze werkwijze waarborgen we de privacy van het archief: u weet alleen wat er zich in de dozen bevindt, alleen wij weten waar de doos zich bevindt.
Geen selfstorage of verzamelgebouw van opslagruimten
Soms overwegen klanten om hun archiefdozen in een selfstorage op te slaan. Een aantal punten van aandacht zijn hierbij van belang:
- In hoeverre is de opslagruimte goed geconditioneerd voor de bescherming van papieren archieven? Denk hierbij aan vocht, temperatuur, ongedierte, dampen, etc. Voor de houdbaarheid van het papieren archief is dit cruciaal. Ben je bijvoorbeeld bekend met de opslag van je buren in de selfstorage? Is dit vrij van ongedierte (zoals zilvervisjes c.q. papiervisjes)? Of benzinedampen, zoals uit buitenboordmotoren, motors, grasmaaiers, etc.
- In een selfstorage geldt de huur niet per doos of pallet, maar per vast ruimte van een bepaald aantal m2. Dit betekent dat het voor een goede benutting verstandig is om de archiefruimte optimaal te vullen. Hou hier wel rekening mee als u er (in de tussentijd) wel eens bij moet. Hoe snel en overzichtelijk vindt u dan de archiefdoos, die u zoekt? Of heeft u hiervoor nog stellingen nodig? Neem deze investering dan ook mee in uw overweging. Ook als het archief afneemt (door verplichte vernietiging) of toeneemt (aanwas vanuit kantoor) is het belangrijk om een goede inschatting te maken.
- Wat verwacht u van het beheer van het archief? Hoe vaak is het nodig? En wie van uw medewerkers of collega's is bekend met de opslag, de opslaglocatie en de inrichting van de archiefruimte?
Het is verstandig vooraf een goede overweging te maken over de beste oplossing voor uw situatie. Wilt u hierover met ons doorpraten, bel of mail ons dan gerust. Onze specialisten helpen u vrijblijvend verder.
Benieuwd naar de mogelijkheden?
Onze oplossingen voor papieren archieven
in het digitale tijdperk
digitalisering
Archiefopslag
Archiefverhuizing
archiefbeheer
© 2019 Archiefkluis