BRANCHE

Financiële sector

Veilig bewaren van de financiële boekhouding

Ondanks dat het grootste deel van de financiën tegenwoordig volledig digitaal verwerkt wordt, beschikken veel organisaties nog over (de restanten van) een papieren financieel archief. Archief dat meestal nauwelijks meer nodig is, maar nog wel volgens de wettelijke eisen (7 of 10 jaar) bewaard moet worden. En daarmee onnodig dure kantoorruimte inneemt.

Dit ruimteprobleem kan actueel worden door een andere inrichting van het kantoor of door een verhuizing. Een moment om na te denken over een oplossing voor deze archieven.

Oplossing

Wij merken dat de eerste gedachten van onze klanten vaak uitgaan naar digitalisering als oplossing voor ruimtebeslag en kostenbesparing. Het tegendeel is echter het geval. Digitalisering is een dure oplossing voor een ruimteprobleem. Zo kost het digitaliseren van 2 kasten met mappen al gauw 4.000 euro, terwijl het opslaan van deze hoeveelheid archief rond de 100 euro per jaar kost. Zeker als de bewaartermijn enkele jaren is, lijkt de keuze voor archiefopslag logisch. Mocht een dossier of document alsnog nodig zijn, dan kan dit fysiek of digitaal aangeleverd worden.

Goed beveiligd

De wetgeving op het gebied van de bewaarplicht omvat niet alleen de bewaartijd, maar ook de regels omtrent het beveiligen van gevoelige gegevens. De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) schrijft o.a. voor dat organisaties hun dossiers goed beveiligen, zeker als hierin persoonsgegevens voorkomen. Zij moeten er bijvoorbeeld voor zorgen dat alleen bevoegde personen toegang hebben tot het dossier. Bij financiële gegevens is de vertrouwelijkheid essentieel, omdat het gaat over de kern van het functioneren van de organisatie.

Veel verschillende soorten archieven

Naast het opslaan en eventueel digitaliseren van financiële administraties verzorgen wij dit ook op het gebied van personeelsdossiers, logistieke administratie en algemene archieven.

Voordeel archiefopslag

U kunt zich richten op het digitaal werken van uw organisatie in een ruim kantoor, terwijl wij voor u alle ondersteunende archiefdiensten verzorgen. Als specialist kunnen we dat efficiënt en deskundig, zodat u niet alleen een zorg minder heeft, maar ook nog eens fors kunt besparen op uw (indirecte) kosten door een veel betere benutting van (dure) kantoorruimte.

Informatie aanvragen

Al onze branches

BRANCHE

Zorg

BRANCHE

Advocatuur

BRANCHE

Curator-faillissement

BRANCHE

Financiële sector

BRANCHE

Logistiek

BRANCHE

Techniek

BRANCHE

Woningcorporaties

BRANCHE

Notariaat

Benieuwd naar de mogelijkheden?

Naast bovenstaande punten van aandacht zijn er nog meer overwegingen om een keuze te maken tussen een professioneel archiefdepot of een selfstorage opslagruimte. Als je hierover vrijblijvend van gedachten wilt wisselen, bel of mail ons gerust. We helpen je graag verder.

contactformulier contactgegevens

Onze oplossingen voor papieren archieven
in het digitale tijdperk

digitalisering

Archiefopslag

Archiefverhuizing

archiefbeheer

© 2019 Archiefkluis