BRANCHE

Multinationals

Veilig voldoen aan alle veiligheidseisen en compliance. En toch beschikbaar.

Veel multinationals of corporates zijn al jaren digitaal georganiseerd. Het digitaal werken heeft de processen en klantgerichtheid verder verbeterd. Toch zijn er vaak nog vele meters papieren archief uit het verleden, die bewaard moeten blijven. Veilig en toch beschikbaar.

In veel internationale organisaties is sprake van hoge veiligheidseisen. Veilig werken - zowel operationeel als in de kantooromgeving - is cruciaal om de opgebouwde reputatie te behouden of te versterken. De risico's op reputatieschade zijn groot als vertrouwelijke informatie op straat zou komen te liggen. Het beschermen van de digitale en fysieke data is dan ook een kerntaak geworden.

Dossiers

De meeste oude dossiers van een multinational zijn relatief beperkt nodig. Soms wordt dan gekozen voor digitaliseren, maar meestal is dat niet logisch als er naar de kosten gekeken wordt. Archiefopslag is voordeliger dan digitaliseren, zeker als de bewaartermijn binnen de 20 jaar blijft.

Archiefopslag voor multinationals

Het meerendeel van de grote corporates kiest bij het extern opslaan van de archieven voor de kwaliteit van een erkend archiefbeheerder. Hiermee is niet alleen de veilige opslag goed geborgd, maar kan er altijd snel geleverd worden als er dossiers nodig zijn. Een eigen opslag of selfstorage is niet veilig genoeg en vaak ook niet ingericht op snelle beschikbaarheid van een archief. Daarbij is het vaak ook duurder dan archiefopslag, aangezien er altijd een archiefbeheerder nodig is.

Levering van een dossier

Afhankelijk van de afspraken en wensen van de multinational kan een archiefstuk binnen 24 uur (of met spoed nog sneller) fysiek of digitaal geleverd worden. Het spreekt voor zich dat het uitsluitend door geautoriseerde personen kan worden opgevraagd. In de meest voorkomende talen als Engels, Duits en Frans.

Slimme keuze

In het verleden hadden de meeste multinationals een eigen archiefafdeling. Dat was logisch in een tijd dat er veel papieren dossiers bijkwamen, die regelmatig nodig waren. Die tijd is echter voorbij. Het papieren archief wordt jaarlijks minder en ook de dynamiek in het archief verdwijnt. Hiermee verdwijnt de eigen archiefdiensten. En kiest men voor outsourcing aan een specialist met eigen archiefbeheerders. Deze specialist heeft 100% focus op archiefdiensten en kan hierdoor niet alleen blijven investeren in veiligheid, maar ook in de juiste medewerkers met hart voor uw archief.

Informatie aanvragen

Al onze branches

Benieuwd naar de mogelijkheden?

Naast bovenstaande punten van aandacht zijn er nog meer overwegingen om een keuze te maken tussen een professioneel archiefdepot of een selfstorage opslagruimte. Als je hierover vrijblijvend van gedachten wilt wisselen, bel of mail ons gerust. We helpen je graag verder.

contactformulier contactgegevens

Onze oplossingen voor papieren archieven
in het digitale tijdperk

digitalisering

Archiefopslag

Archiefverhuizing

archiefbeheer

© 2019 Archiefkluis