BRANCHE

Notariaat

Eindelijk ruimte als alle papieren veilig zijn opgeslagen of gedigitaliseerd.

Veel notarissen zijn al enkele jaren digitaal georganiseerd. Het digitaal werken heeft de processen en klantgerichtheid verder verbeterd. Vaak zijn er echter nog vele meters papieren archief uit het verleden, die bewaard moeten blijven.

Het is belangrijk dat notarissen hun dossiers veilig bewaren. In beginsel gebeurt dit vaak op het notariskantoor. Hier neemt het ruimte in, die vaak beter gebruikt kan worden. Zeker als de dossiers nauwelijks meer nodig zijn, lijkt opslag van notariële dossiers logisch.

Dossiers

De meeste oude dossiers van een notaris zijn relatief beperkt nodig. Soms wordt dan gekozen voor digitaliseren, maar meestal is dat niet logisch als er naar de kosten gekeken wordt. Archiefopslag is voordeliger dan digitaliseren, zeker als de bewaartermijn binnen de 20 jaar blijft.

Archiefopslag voor notarissen

Het meerendeel van de Nederlandse notarissen kiest bij het extern opslaan van de archieven voor de kwaliteit van een archiefbeheerder. Hiermee is niet alleen de veilige opslag goed geborgd, maar kan er altijd snel geleverd worden als er toevallig dossiers nodig zijn. Een selfstorage is niet veilig genoeg en vaak ook niet ingericht op snelle beschikbaarheid van een archief. Daarbij is het ook duurder dan archiefopslag.

Levering van een dossier

Afhankelijk van de afspraken en wensen van de notaris kan een archiefstuk binnen 24 uur (of met spoed nog sneller) fysiek of digitaal geleverd worden. Het spreekt voor zich dat het uitsluitend door geautoriseerde personen kan worden opgevraagd.

Veilige keuze

Er zijn weinig beroepsgroepen waar vertrouwelijke omgang met (persoonlijke) gegevens zo hoog in het vaandel staan als bij het notariaat. Dat verklaart dat de notaris vaak in eerste instantie zelf de dossiers in het eigen pand houdt. Tot het moment dat blijkt dat de dossiers eigenlijk nauwelijks meer nodig zijn, en de ruimte eigenlijk veel beter gebruikt kan worden c.q. hierop bespaard kan worden. De lage kosten van de archiefopslag leiden er bij vrijwel alle geïnteresseerde notarissen toe dat het archief in het archiefdepot wordt bewaard. Een veilige en logische keuze.

Informatie aanvragen

Al onze branches

BRANCHE

Zorg

BRANCHE

Advocatuur

BRANCHE

Curator-faillissement

BRANCHE

Financiële sector

BRANCHE

Logistiek

BRANCHE

Techniek

BRANCHE

Woningcorporaties

BRANCHE

Notariaat

Benieuwd naar de mogelijkheden?

Naast bovenstaande punten van aandacht zijn er nog meer overwegingen om een keuze te maken tussen een professioneel archiefdepot of een selfstorage opslagruimte. Als je hierover vrijblijvend van gedachten wilt wisselen, bel of mail ons gerust. We helpen je graag verder.

contactformulier contactgegevens

Onze oplossingen voor papieren archieven
in het digitale tijdperk

digitalisering

Archiefopslag

Archiefverhuizing

archiefbeheer

© 2019 Archiefkluis