BRANCHE

Woningcorporaties

Alle gegevens van VHE’s en huurders digitaal beschikbaar

Voor woningcorporaties is digitalisering een belangrijke stap in het optimaliseren van hun processen en klantgerichtheid. In de afgelopen jaren is het merendeel van de woningcorporaties dan ook overgestapt op digitaal werken. En in lijn daarmee het volledig digitaliseren van het oude archief.

Binnen woningcorporaties wordt steeds meer nieuwe informatie digitaal aangeboden, zoals correspondentie met huurders en facturen van leveranciers. Daarom gaan veel woningcorporaties over naar een professioneel DMS als basis voor digitale registratie.

VHE dossiers

Een onderdeel van deze digitale verwerking is ook het scannen van de bestaande VHE-dossiers: de dossiers met de technische en verhuurgegevens van iedere afzonderlijke woning of verhuureenheid. Deze papieren dossiers liggen vaak nog in kasten of stellingen. Digitalisering leidt vervolgens niet alleen in vrije ruimte maar ook voor betere beschikbaarheid voor medewerkers, die niet altijd meer op kantoor werken.

Eerst opruimen dan scannen

Voorafgaand aan digitalisering is het gebruikelijk dat het archief opgeruimd en geordend wordt. Hiervoor zijn richtlijnen “Advieslijst Bewaren en Vernietigen” van het DIV platform voor woningcorporaties beschikbaar. Vaak is de informatie hierna gelijk ook goed scanbaar. Twee vliegen in een klap.

Digitaal archief op orde

Het resultaat is een geordend technisch materiaal op complexnummer en voorzien van een barcode. De betreffende barcode kan dan opgebouwd worden uit een aantal elementen waaronder het complexnummer, de fase van de bouw en de NL-SFB code. Daarbij bestaat het archief vaak uit veel tekeningen, die ook gedigitaliseerd worden. Het resultaat is een organisatie, die kan terugvallen op een betrouwbare informatiebron. Dat werkt prettig voor het team en de huurders.

Altijd overal digitaal beschikbaar

Een compleet digitaal dossier maakt het mogelijk om op elke locatie, zowel thuis als bij de huurder te beschikken over de laatste actuele informatie. Zo kan iedere bevoegde medewerker de dossiers inzien zonder dat deze door het gebouw of de afdeling slingeren. Dat is pas duurzaam professioneel werken.

Informatie aanvragen

Al onze branches

BRANCHE

Zorg

BRANCHE

Advocatuur

BRANCHE

Curator-faillissement

BRANCHE

Financiële sector

BRANCHE

Logistiek

BRANCHE

Techniek

BRANCHE

Woningcorporaties

BRANCHE

Notariaat

Benieuwd naar de mogelijkheden?

Naast bovenstaande punten van aandacht zijn er nog meer overwegingen om een keuze te maken tussen een professioneel archiefdepot of een selfstorage opslagruimte. Als je hierover vrijblijvend van gedachten wilt wisselen, bel of mail ons gerust. We helpen je graag verder.

contactformulier contactgegevens

Onze oplossingen voor papieren archieven
in het digitale tijdperk

digitalisering

Archiefopslag

Archiefverhuizing

archiefbeheer

© 2019 Archiefkluis