"Je weet niet, wat je niet weet", zo gaf een wijs man eens aan. En dat is zo!
Veel organisaties weten niet wat er komt kijken bij digitaal werken of bij het omgaan met papieren archieven. Wat zijn de mogelijkheden? Waar moet u op letten? Wat zijn de risico's? Vragen die een gespecialiseerd bedrijf als Archiefkluis goed kan beantwoorden. Indien u zich afvraagt hoe u de overgang naar digitaal werken zo goed mogelijk borgt met uw papieren archieven, dan vindt u hier allerlei aandachtspunten, tips en adviezen. Gewoon kosteloos. Omdat wij organisaties graag helpen bij de overgang naar digitaal werken.
Het digitaliseren van archieven is relatief kostbaar doordat er veel mensenwerk aan te pas komt. Met welke kosten moet je rekening mee houden als je overweegt om de belangrijke papieren archieven digitaal toegankelijk te krijgen? Dus niet alleen de scankosten, maar het totale kostenplaatje.
De opslagkosten van een papieren archief worden bepaald aan de hand van de hoeveelheid archief. Het is al mogelijk vanaf € 20 opslagkosten per maand. En dat is inclusief de mogelijkheid om te allen tijde relevante dossiers uit je archief op te vragen. En zelfs digitaal te laten leveren. Waar moet je aan denken?
Hoelang moet je belangrijke papieren bewaren? Een veel gestelde vraag. Hiervoor gelden wettelijke eisen, die we hier graag toelichten. Het betreft overigens eisen, die vanuit verschillende overheidsinstanties zijn opgelegd. Check daarom goed onderstaande tabel.
Je hebt nog veel papieren archieven in je organisatie en je wilt graag profiteren van de voordelen van een compleet digitaal archief? Dan is digitaliseren voor jou mogelijk een optie. Vaak kun je dat als organisatie best zelf doen. Maar dan moet je wel weten waar je op moet letten, als je gaat beginnen.
© 2019 Archiefkluis