Administratie digitaliseren of opslaan

Bij veel organisaties is de overgang naar digitaal werken in volle gang. Daarbij komt regelmatig de vraag op om de administratie te digitaliseren. Dat is tenslotte een geweldige ruimtebesparing. Maar is het digitaliseren van documenten van de administratie een goede oplossing?

De meeste administraties van bedrijven of andere organisaties moet fiscaal 7 jaar bewaard worden. Soms 10 jaar bij internationale bedrijven of nog langer in uitzonderingsgevallen. Dat is afhankelijk van de bewaartermijnen van de verschillende onderdelen van de administratie.

In nieuw ingerichte kantoren in de digitale jaren vanaf 2010 zijn kasten steeds meer een uitzondering. De administratie wordt tenslotte steeds minder analoog. Het bewaren van papieren documenten is in afbouw. Daarom maken organisaties ruimte door hun administratie niet meer op kantoor te bewaren. Men kiest voor digitalisering of opslag.

Het scannen van documenten is een relatief kostbare activiteit. Niet zozeer het scannen zelf, als wel het voorbereiden van de documenten voorafgaand aan het scanproces. Het uitbesteden bij een digitaliseringbedrijf kost gemiddeld zo’n € 500 per m1 documenten. De komt op € 40 tot € 50 per grote multomap. Zelf doen kan ook: hiermee bespaar je vaak al snel 20%, maar is de kwaliteit navenant lager. Het is vaak niet bekend hoe compleet de scans zijn. Zijn alle blaadjes gescand? Is een eventueel beschreven of bedrukte achterzijde meegenomen? Is het document doorzoekbaar? Afijn, elke keuze heeft consequenties. Los daarvan is de vraag of het logisch is om de administratie te digitaliseren? Heb je deze namelijk nog wel eens nodig? Het antwoord op deze vraag is vrijwel altijd "NEEN".

Daarom komt het digitaliseren van de financiële administratie vrijwel nooit voor. Uitzonderingen zijn de administratie van personeel, van projecten of van patiënten. Dan is het vaak wel belangrijk om (snel) de digitale bestanden in te zien. Voor alle andere gevallen is de keuze vaak opslag.

Het opslaan van de documenten wordt standaard gedaan in archiefdozen. Deze dozen zijn ideaal om voldoende papieren archieven gedurende de bewaartermijn op te slaan. Ze zijn handig in gebruik, tilbaar en voldoende stevig. Deze dozen worden vervolgens op planken of pallets opgeslagen. De kosten voor de opslag van administratie bedragen ca. € 100 per pallet per jaar. Hiermee is het dus mogelijk om een multomap een jaar op te slaan voor € 0,85.

De opgeslagen dossiers zijn te allen tijde opvraagbaar. Dat betekent dat de archiefbeheerder op verzoek voor de klant de relevante dossiers kan pakken. Per doos of zelfs op dossierniveau uit een doos op een pallet. En deze dossiers vervolgens fysiek of zelfs gedigitaliseerd opleveren bij de klant. De kosten hiervoor zijn beperkt tot een tiental euro’s.

Na afloop van de wettelijke of bedrijfsmatige opslagperiode kan het papieren archief vernietigd worden. De pallet met de administratie wordt dan conform de strengste veiligheidseisen vernietigd. Dit is een zorg minder voor organisaties, die dataprotectie en vertrouwelijkheid hoog in het vaandel hebben staan.

Mocht je willen weten wat het jou kost om de administratie op te slaan, maar toch altijd digitaal aangeleverd te kunnen krijgen, neem dan contact op. We maken graag een voorbeeld berekening zodat je weet waar je aan toe bent.