Uw papieren geheugen staat veilig en tóch beschikbaar in regio A'dam.
Zoekt u opslagruimte voor uw archief in de regio Amsterdam? En is het voor u belangrijk dat deze archiefopslag voldoet aan de strenge beveiligingseisen? Omdat uw archieven vertrouwelijk zijn? Dan heeft Archiefkluis de oplossing. Met archiefdepots in regio Amsterdam, Rotterdam of Leeuwarden is uw archief altijd dichtbij. En kunt u uw kostbare bedrijfsruimte in de Amsterdam beter benutten.
In de afgelopen jaren kiezen steeds meer organisaties voor een externe opslag van hun archieven. Dit varieert van financiële documenten of personeelsdossiers, tot patiëntendossiers en projectadministratie. Uit ervaring merken we dat de strenge regelgeving (governance) op dit gebied zorgen voor de noodzaak tot het bewaren van de archieven. In de praktijk is het voor veel organisaties nauwelijks meer nodig, aangezien het vaak al achterhaald is, of op digitale wijze ontsloten kan worden.
Onze archiefdepots zijn ingericht op het veilig bewaren van diverse soorten archieven. De archiefopslag voor Amsterdam is in Weesp. Hier is het aan de rand van de stad betaalbaarder en toch binnen een straal van nog geen 30 minuten vanuit het centrum van de stad Amsterdam. Zo kunt u veilig uw archief opslaan, en toch bereikbaar houden.
Uw archieven op waardevolle zaken op pallets opslaan in Amsterdam. Het is mogelijk bij Archiefkluis. Veilig, betrouwbaar en toch dichtbij.
Wilt u weten wat de opslag en het beheer van uw archieven in Amsterdam mogelijk gaan kosten, stuur ons gerust een bericht, mailtje (info@archiefkluis.nl) of bel 085 004 36 31.
Lage kosten archiefopslag
De kosten van archiefopslag zijn relatief laag. Dit komt enerzijds door zeer effectieve inrichting van archiefdepots. En doordat de kosten berekend worden per item: per doos of per pallet. U hoeft er dus geen ruimte voor te huren (zoals bij een selfstorage), maar slechts af te rekenen per item. Hierdoor is opslag al mogelijk vanaf 25 euro per maand.
Archiefbeheer 24/7
Beveiligde opslag in een archiefdepot met archiefbeheerders betekent voor u dat u op elk moment uw archieven kunt opvragen. De gewenste doos wordt dan voor u klaargezet, op uw locatie bezorgd of gedigitaliseerd en per mail bezorgd. Deze dienstverlening staat bekend als archiefbeheer: het inslaan, opslaan en beheren van een archief voor organisaties tot aan de datum van vernietiging.
Extra veilig
Het archief wordt opgeslagen in veilige en beschermde opslagruimten in extra beveiligde archiefdepots. De opslagfaciliteiten voldoen aan strenge beveiligingseisen. Alle dossiers staan beschermd tegen externe invloeden als vocht, brand, rook, temperatuursverschillen, ongedierte of ongeautoriseerde toegang. Daglicht in deze ruimte is taboe. Van kunstlicht wordt bescheiden gebruik gemaakt. Voor u de zekerheid van een veilige omgeving voor uw hoogwaardige archief.
Privacy
Privacy is voor ons cruciaal. Om dit te kunnen garanderen, is de archiefopslag uitgerust met bewegingssensoren en elektronisch beveiligde toegang- en nooddeuren. Toegang is alleen mogelijk voor daartoe gemachtigde personen door middel van een elektronisch beveiligingssysteem. Alleen onze gescreende personeelsleden hebben toegang tot de archieven. Daarbij bezitten onze medewerkers een VOG verklaring en hebben zij geheimhoudingsplicht. Tevens wordt er buiten kantoortijden gepatrouilleerd door een extern ingeschakeld beveiligingsbedrijf.
Toegankelijk en digitaliseerbaar
Bij inslag is er de keuze om het archief per doos of per pallet op te slaan. De beste keuze voor uw organisatie is afhankelijk van de kenmerken van het archief. Hoe vaak is het nodig, en als het nodig is: hoe snel is het dan beschikbaar? Elk archief wordt voorzien van unieke kenmerken en is altijd opvraagbaar of in te zien.
Indien u een archiefstuk, doos of dossier wilt ontvangen, staat onze archief bezorgservice garant voor de fysieke of digitale bezorging binnen de afgesproken bezorgtermijn. Het is uiteraard ook mogelijk dat één van uw collega's de archieven zelf komt raadplegen of afhalen bij het archiefdepot.
Geschikt voor elke archiefdoos
In onze archiefdepots mogen alle soorten en maten archiefdozen opgeslagen worden. Uiteraard beschiken wij over archiefdozen om elk archief onder optimale condities te verpakken. Wij verplichten je echter niet de archieven in de door ons geleverde dozen aan te bieden. Elke archiefdoos is op te slaan in onze archiefdepots.
Codering
Het is belangrijk de archiefdozen te voorzien van een unieke codering, waaraan de inhoud wordt gekoppeld. Deze codering op nummer voorkomt dat van buitenaf zichtbaar is wat zich in de dozen bevindt. De codering wordt door ons gekoppeld aan de fysieke locatie in het archiefdepot. Alleen geautoriseerd personeel weet de gecodeerde dozen via een persoonlijke inlog terug te vinden. De inhoud van de betreffende dozen is uitsluitend bekend bij uw eigen organisatie. Met deze werkwijze waarborgen we de privacy van het archief: u weet alleen wat er zich in de dozen bevindt, alleen wij weten waar de doos zich bevindt.
Geen selfstorage of verzamelgebouw van opslagruimten
Soms overwegen klanten om hun archiefdozen in een selfstorage op te slaan. Een aantal punten van aandacht zijn hierbij van belang:
- In hoeverre is de opslagruimte goed geconditioneerd voor de bescherming van papieren archieven? Denk hierbij aan vocht, temperatuur, ongedierte, dampen, etc. Voor de houdbaarheid van het papieren archief is dit cruciaal. Ben je bijvoorbeeld bekend met de opslag van je buren in de selfstorage? Is dit vrij van ongedierte (zoals zilvervisjes c.q. papiervisjes)? Of benzinedampen, zoals uit buitenboordmotoren, motors, grasmaaiers, etc.
- In een selfstorage geldt de huur niet per doos of pallet, maar per vast ruimte van een bepaald aantal m2. Dit betekent dat het voor een goede benutting verstandig is om de archiefruimte optimaal te vullen. Hou hier wel rekening mee als u er (in de tussentijd) wel eens bij moet. Hoe snel en overzichtelijk vindt u dan de archiefdoos, die u zoekt? Of heeft u hiervoor nog stellingen nodig? Neem deze investering dan ook mee in uw overweging. Ook als het archief afneemt (door verplichte vernietiging) of toeneemt (aanwas vanuit kantoor) is het belangrijk om een goede inschatting te maken.
- Wat verwacht u van het beheer van het archief? Hoe vaak is het nodig? En wie van uw medewerkers of collega's is bekend met de opslag, de opslaglocatie en de inrichting van de archiefruimte?
Het is verstandig vooraf een goede overweging te maken over de beste oplossing voor uw situatie. Wilt u hierover met ons doorpraten, bel of mail ons dan gerust. Onze specialisten helpen u vrijblijvend verder.
Benieuwd naar de mogelijkheden?
Onze oplossingen voor papieren archieven
in het digitale tijdperk
digitalisering
Archiefopslag
Archiefverhuizing
archiefbeheer
© 2024 Archiefkluis