"Je weet niet, wat je niet weet", zo gaf een wijs man eens aan. En dat is zo!
Veel organisaties weten niet wat er komt kijken bij digitaal werken of bij het omgaan met papieren archieven. Wat zijn de mogelijkheden? Waar moet u op letten? Wat zijn de risico's? Vragen die een gespecialiseerd bedrijf als Archiefkluis goed kan beantwoorden. Indien u zich afvraagt hoe u de overgang naar digitaal werken zo goed mogelijk borgt met uw papieren archieven, dan vindt u hier allerlei aandachtspunten, tips en adviezen. Gewoon kosteloos. Omdat wij organisaties graag helpen bij de overgang naar digitaal werken.
Archief digitaliseren is steeds populairder aan het worden. Nu veel organisaties bewust kiezen voor een combinatie van thuis werken en werken op kantoor neemt de noodzaak toe om het papieren archief digitaal beschikbaar te maken. Dat hierdoor direct ruimte bespaard wordt op kantoor is dan mooi meegenomen. Tijd voor een nieuwe kijk op kantoorinrichting.
Of je nu een grote distributeur bent, of een relatief klein internetbedrijf, palletopslag is een veel gevraagde dienstverlening. Soms voor de korte termijn, soms ook langer. Er zijn veel verschillende vormen van palletopslag met wisselende kosten. Kosten voor opslag per week of per maand.
Bij veel organisaties is de overgang naar digitaal werken in volle gang. Daarbij komt regelmatig de vraag op om de administratie te digitaliseren. Dat is tenslotte een geweldige ruimtebesparing. Maar is het digitaliseren van documenten van de administratie een goede oplossing?
Het digitaliseren van archieven is relatief kostbaar doordat er veel mensenwerk aan te pas komt. Met welke kosten moet je rekening mee houden als je overweegt om de belangrijke papieren archieven digitaal toegankelijk te krijgen? Dus niet alleen de scankosten, maar het totale kostenplaatje.
De opslagkosten van een papieren archief worden bepaald aan de hand van de hoeveelheid archief. Het is al mogelijk vanaf € 22,50 opslagkosten per maand. En dat is inclusief de mogelijkheid om te allen tijde relevante dossiers uit je archief op te vragen. En zelfs digitaal te laten leveren. Waar moet je aan denken?
Hoelang moet je belangrijke papieren bewaren? Een veel gestelde vraag. Hiervoor gelden wettelijke eisen, die we hier graag toelichten. Het betreft overigens eisen, die vanuit verschillende overheidsinstanties zijn opgelegd. Check daarom goed onderstaande tabel.
Je hebt nog veel papieren archieven in je organisatie en je wilt graag profiteren van de voordelen van een compleet digitaal archief? Dan is digitaliseren voor jou mogelijk een optie. Vaak kun je dat als organisatie best zelf doen. Maar dan moet je wel weten waar je op moet letten, als je gaat beginnen.
© 2024 Archiefkluis