Onze oplossingen
voor papieren archieven in het digitale tijdperk

Het is mogelijk een richting aan te geven voor het digitaliseren van archief. Uiteraard hangt alles af van de staat van het archief en het werk dat vooraf gedaan moet worden om de scanningsprocessen optimaal uit te voeren. Met name de arbeidsintensieve onderdelen bepalen de hoogte van de investering. Globaal kan echter uitgegaan worden van ca. € 300 - € 500 per m1 archief, waarbij het wel moet gaan om een aantal m1. De opstartkosten zijn hoog, dus daalt de prijs per m1 naarmate er meer m1 archief gedigitaliseerd worden.

Een archiefdepot is ingericht voor gespecialiseerde opslag van papieren archieven en ander hoogwaardig archief. Dat betekent dat de volgende punten extra aandacht hebben gekregen:

1. De opslagdepots zijn integraal beveiligd middels camera´s en sensoren.
2. Rondom het archiefdepot wordt buiten kantoortijden gepatrouilleerd door een extern beveiligingsbedrijf.
3. Het depot voldoet aan alle eisen die er gelden voor brandveiligheid met een directe doorschakeling naar de brandweer.
4. Het klimaatbeheerssysteem is erop ingesteld om een vrijwel constante temperatuur tussen de 16 en 20° Celsius te creëren.
5. Daglicht in deze ruimte is taboe en van kunstlicht wordt bescheiden gebruik gemaakt.
6. Voor optimale houdbaarheid is er een professioneel ongedierte bestrijding systeem.
7. De toegang tot het depot is voorbehouden aan onze gescreende medewerkers met een persoonlijke inlogcode.
8. In de archiefdepots van Archiefkluis werken uitsluitend gespecialiseerde medewerkers, die al jarenlang professioneel archiefbeheer verzorgen voor allerlei organisaties.
9. De opslagfaciliteiten voldoen aan alle wettelijke eisen voor op termijn te vernietigen archieven.
10. Voor extra bescherming is het opslagsysteem locatie onafhankelijk en veilig ingericht zodat fysiek niet zichtbaar is waar specifieke archieven zich bevinden. Elke doos of pallet is gebarcodeerd en via deze barcode gekoppeld aan de locatie.
11. De bescherming van de privacy en de archieven van de klant is geborgd door het hanteren van scheiding tussen inhoud en locatie: alleen de klant is bekend met de inhoud van de archiefdoos. Alleen Archiefkluis is bekend met de locatie van het archief in het archiefdepot. Alleen op deze wijze is extra privacy bescherming en beveiliging geborgd.

Archiefkluis beschikt over meerdere af te sluiten ruimtes, waarin door medewerkers van de klant gewerkt kan worden aan het eigen archief. De werkwijze en locatie voldoen hiermee aan de strengste wettelijke eisen, die door onze klanten vanuit overheid en bedrijfsleven opgelegd worden.

De belangrijkste redenen om te kiezen voor een gespecialiseerd bedrijf zijn:

1. borging dat alles goed (leesbaar, doorzoekbaar) is gedigitaliseerd.
2. zekerheid dat 100% van de gegevens zijn gedigitaliseerd (niets vergeten).
3. gegarandeerde koppeling aan bestaande systemen, waardoor de informatie altijd snel opvraagbaar is.
4. lagere integrale kosten door gebruik van (1) specialistische kennis (die fouten voorkomt) (2) jarenlange ervaring (op proces en borging) en (3) toepassing van de nieuwste technieken (ict, apparatuur, proces). Bijkomend voordeel is de snelheid van levering.
5. geen afleiding van de eigen organisatie doordat het project buiten het bedrijf wordt georganiseerd en uitgevoerd. Hiermee kunnen de eigen medewerkers zich blijven focussen op hun kerntaken.

Dit betekent dat als bovenstaande overwegingen voor u van minder belang zijn, dan is het de moeite waard om een eigen projectgroep te starten, op te leiden en met een gefundeerd projectplan in eigen beheer te gaan digitaliseren.