Financiële sector
Veilig bewaren van de financiële boekhouding
Ondanks dat het grootste deel van de financiën tegenwoordig volledig digitaal verwerkt wordt, beschikken veel organisaties nog over (de restanten van) een papieren financieel archief. Archief dat meestal nauwelijks meer nodig is, maar nog wel volgens de wettelijke eisen (7 of 10 jaar) bewaard moet worden. En daarmee onnodig dure kantoorruimte inneemt.
Dit ruimteprobleem kan actueel worden door een andere inrichting van het kantoor of door een verhuizing. Een moment om na te denken over een oplossing voor deze archieven.
Oplossing
Wij merken dat de eerste gedachten van onze klanten vaak uitgaan naar digitalisering als oplossing voor ruimtebeslag en kostenbesparing. Het tegendeel is echter het geval. Digitalisering is een dure oplossing voor een ruimteprobleem. Zo kost het digitaliseren van 2 kasten met mappen al gauw 4.000 euro, terwijl het opslaan van deze hoeveelheid archief rond de 100 euro per jaar kost. Zeker als de bewaartermijn enkele jaren is, lijkt de keuze voor archiefopslag logisch. Mocht een dossier of document alsnog nodig zijn, dan kan dit fysiek of digitaal aangeleverd worden.
Goed beveiligd
De wetgeving op het gebied van de bewaarplicht omvat niet alleen de bewaartijd, maar ook de regels omtrent het beveiligen van gevoelige gegevens. De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) schrijft o.a. voor dat organisaties hun dossiers goed beveiligen, zeker als hierin persoonsgegevens voorkomen. Zij moeten er bijvoorbeeld voor zorgen dat alleen bevoegde personen toegang hebben tot het dossier. Bij financiële gegevens is de vertrouwelijkheid essentieel, omdat het gaat over de kern van het functioneren van de organisatie.
Veel verschillende soorten archieven
Naast het opslaan en eventueel digitaliseren van financiële administraties verzorgen wij dit ook op het gebied van personeelsdossiers, logistieke administratie en algemene archieven.
Voordeel archiefopslag
U kunt zich richten op het digitaal werken van uw organisatie in een ruim kantoor, terwijl wij voor u alle ondersteunende archiefdiensten verzorgen. Als specialist in archiefbeheer kunnen we dat efficiënt en deskundig, zodat u niet alleen een zorg minder heeft, maar ook nog eens fors kunt besparen op uw (indirecte) kosten door een veel betere benutting van (dure) kantoorruimte.
Al onze branches
Benieuwd naar de mogelijkheden?
Onze oplossingen voor papieren archieven
in het digitale tijdperk
digitalisering
Archiefopslag
Archiefverhuizing
archiefbeheer
© 2024 Archiefkluis