Uw papieren geheugen staat veilig, betrouwbaar en tóch beschikbaar.
Bent u op zoek naar veilige opslag voor uw archief in de regio Leeuwarden? Naar een opslagdepot dat voldoet aan de strenge veiligheidseisen met medewerkers, die gespecialiseerd zijn in archiefbeheer? En vindt u het fijn dat het niet te ver weg is, maar financieel wel interessant? Dan heeft Archiefkluis voor u de juiste oplossing met het archiefdepot voor de regio Leeuwarden, dat zich bevindt in Tietjerksteradeel.
Bij veel organisaties in Leeuwarden is huisvesting belangrijk. Het is belangrijk om dit kostbare element in een mooie stad als Leeuwarden zo efficiënt mogelijk in te zetten. Voor de medewerkers, en niet voor de opslag van archieven. Dat is de gedachte achter het ontwikkelen van het archiefdepot van Archiefkluis.
Het archiefdepot bevindt zich op nog geen 15 minuten van het centrum van Leeuwarden. Op een bedrijventerrein dat betaalbaarder is dan de binnenstad, in Tietjerksteradeel. Hier staat uw archief veilig, betrouwbaar en toch dichtbij.
Soms vergelijken onze potentiële klanten onze archiefopslag met een doe-het-zelf opslag of shurgard. Hier zit echter wel veel verschil in. Met name in veiligheid, maar ook in investering of beheer. Opslag in een archiefdepot is vaak aanmerkelijk voordeliger, en zeker veiliger, Wilt u de proef op de som nemen? Vraag dan vrijblijvend een eerste indicatie van de kosten. Het is al mogelijk vanaf € 8,00 per pallet per maand.
Wilt u weten wat de opslag en het beheer van uw archieven in de regio Leeuwarden mogelijk gaan kosten, stuur ons gerust een bericht via mail (info@archiefkluis.nl) of bel 085 004 36 31.
De kosten van archiefopslag zijn relatief laag. Dit komt enerzijds door zeer effectieve inrichting van archiefdepots. En doordat de kosten berekend worden per item: per doos of per pallet. U hoeft er dus geen ruimte voor te huren (zoals bij een selfstorage), maar slechts af te rekenen per item. Hierdoor is opslag al mogelijk vanaf 25 euro per maand.
Beveiligde opslag in een archiefdepot met archiefbeheerders betekent voor u dat u op elk moment uw archieven kunt opvragen. De gewenste doos wordt dan voor u klaargezet, op uw locatie bezorgd of gedigitaliseerd en per mail bezorgd. Deze dienstverlening staat bekend als archiefbeheer: het inslaan, opslaan en beheren van een archief voor organisaties tot aan de datum van vernietiging.
Het archief wordt opgeslagen in veilige en beschermde opslagruimten in extra beveiligde archiefdepots. De opslagfaciliteiten voldoen aan strenge beveiligingseisen. Alle dossiers staan beschermd tegen externe invloeden als vocht, brand, rook, temperatuursverschillen, ongedierte of ongeautoriseerde toegang. Daglicht in deze ruimte is taboe. Van kunstlicht wordt bescheiden gebruik gemaakt. Voor u de zekerheid van een veilige omgeving voor uw hoogwaardige archief.
Privacy is voor ons cruciaal. Om dit te kunnen garanderen, is de archiefopslag uitgerust met bewegingssensoren en elektronisch beveiligde toegang- en nooddeuren. Toegang is alleen mogelijk voor daartoe gemachtigde personen door middel van een elektronisch beveiligingssysteem. Alleen onze gescreende personeelsleden hebben toegang tot de archieven. Daarbij bezitten onze medewerkers een VOG verklaring en hebben zij geheimhoudingsplicht. Tevens wordt er buiten kantoortijden gepatrouilleerd door een extern ingeschakeld beveiligingsbedrijf.
Bij inslag is er de keuze om het archief per doos of per pallet op te slaan. De beste keuze voor uw organisatie is afhankelijk van de kenmerken van het archief. Hoe vaak is het nodig, en als het nodig is: hoe snel is het dan beschikbaar? Elk archief wordt voorzien van unieke kenmerken en is altijd opvraagbaar of in te zien.
Indien u een archiefstuk, doos of dossier wilt ontvangen, staat onze archief bezorgservice garant voor de fysieke of digitale bezorging binnen de afgesproken bezorgtermijn. Het is uiteraard ook mogelijk dat één van uw collega's de archieven zelf komt raadplegen of afhalen bij het archiefdepot.
In onze archiefdepots mogen alle soorten en maten archiefdozen opgeslagen worden. Uiteraard beschiken wij over archiefdozen om elk archief onder optimale condities te verpakken. Wij verplichten je echter niet de archieven in de door ons geleverde dozen aan te bieden. Elke archiefdoos is op te slaan in onze archiefdepots.
Het is belangrijk de archiefdozen te voorzien van een unieke codering, waaraan de inhoud wordt gekoppeld. Deze codering op nummer voorkomt dat van buitenaf zichtbaar is wat zich in de dozen bevindt. De codering wordt door ons gekoppeld aan de fysieke locatie in het archiefdepot. Alleen geautoriseerd personeel weet de gecodeerde dozen via een persoonlijke inlog terug te vinden. De inhoud van de betreffende dozen is uitsluitend bekend bij uw eigen organisatie. Met deze werkwijze waarborgen we de privacy van het archief: u weet alleen wat er zich in de dozen bevindt, alleen wij weten waar de doos zich bevindt.
Soms overwegen klanten om hun archiefdozen in een selfstorage op te slaan. Een aantal punten van aandacht zijn hierbij van belang:
Het is verstandig vooraf een goede overweging te maken over de beste oplossing voor uw situatie. Wilt u hierover met ons doorpraten, bel of mail ons dan gerust. Onze specialisten helpen u vrijblijvend verder.
© 2024 Archiefkluis