Advocatuur
Veilig bewaren van juridische papieren dossiers
Er zijn weinig sectoren waarin papieren dossiers nog zo populair zijn en blijven als de advocatuur. Er gebeurt steeds meer digitaal, maar veel juristen c.q. advocaten zien of zagen tot voorkort de gebruiksvriendelijkheid van het vertrouwde papier nog steeds als belangrijk voordeel van het papieren dossier.
Dit heeft ervoor gezorgd dat een advocatenkantoor al snel vele kasten en dozen vol papieren dossiers heeft staan. In de overgang naar digitaal werken en betere benutting van ruimten komt de vraag steeds vaker op wat er met deze ‘oude’ archieven moet gebeuren.
Digitalisering
Wij hebben de ervaring dat de eerste gedachten dan uitgaan naar het digitaliseren van de dossiers. Om zo meer ruimte te krijgen en alles digitaal vindbaar te maken. Het is de vraag of digitalisering van juridische dossiers wel zo’n goed idee is.
Om hierop een goed antwoord te geven is de kernvraag of de dossiers nog vaak nodig zijn. Als dat sporadisch is, dan is het zonde om alle dossiers te digitaliseren om ruimte te creëren. Toch dient het archief wel beschikbaar te komen als het nodig is. Hier vindt u meer overwegingen rondom opslaan of digitaliseren.
Opslag met digitalisering
De meest gekozen oplossing in de advocatuur is het opslaan van een archief in een archiefdepot in combinatie met Scanning on Demand of fysieke bezorging. De dossiers staan veilig opgeslagen, maar toch snel beschikbaar. Hierbij bepaalt het advocatenkantoor of het dossier fysiek of digitaal geleverd wordt.
Bewaarplicht
De cliëntdossiers dienen bewaard te worden volgens de wettelijke eisen en de visie van het advocatenkantoor. Zo komt het voor dat de dossiers na 7, 10 of 20 jaar vernietigd mogen worden. Dit kan ook verzorgd worden door de gekozen archiefbeheerder.
Verschillende soorten archieven
Wij werken samen met advocaten op het gebied van archiefopslag, archiefbeheer en digitaliseren. Zowel bij cliëntendossiers, personeelsdossiers, algemene archieven, financiële archieven alsook bedrijfsarchieven voor curators.
Uw voordelen
Externe archiefopslag heeft veel voordelen voor advocaten. Naast het beter benutten van (dure) kantoorruimte kunt u zich richten op het steeds meer digitaal werken van uw organisatie. De dossiers staan vaak veiliger dan in eigen kelder, zolder of kasten. Ruimten, die niet altijd goed afgesloten zijn en waarbij er zelden registratie van onttrokken dossiers plaatsvindt. Kortom: externe archiefopslag met bijbehorende diensten zorgt ervoor dat uw organisatie het archiefbeheer verbetert, hierop bespaart en zich kan richten op wat echt belangrijk is.
Al onze branches
Benieuwd naar de mogelijkheden?
Onze oplossingen voor papieren archieven
in het digitale tijdperk
digitalisering
Archiefopslag
Archiefverhuizing
archiefbeheer
© 2024 Archiefkluis