Uw papieren geheugen staat veilig, betrouwbaar en tóch beschikbaar.
Bent u als organisatie in de regio Utrecht op zoek naar opslagruimte om uw archief op te slaan? Of een professioneel digitaliseringsbedrijf. Veilige opslagruimte in de regio Utrecht en omgeving omdat u dat praktisch lijkt? Een goede opslagruimte die voldoet aan de veiligheidseisen voor archiefopslag? Dat kan zeker.
In Nederland gelden diverse bewaartermijnen voor archief. Daarom bent u juridisch verplicht tot het veilig bewaren van archief. Naast deze verplichting kan het voor u in uw bedrijfsvoering van belang zijn om de papieren archieven van uw organisatie te bewaren als naslagwerk.
Het opslaan van papieren archieven van professionele organisaties in de regio Utrecht is een veel gekozen oplossing. Veel organisaties werken digitaal en willen hun oude papieren archief niet meer in het bedrijfspand te bewaren. Dat kan logisch zijn omdat m2 duur zijn. Of omdat het dan snel digitaal beschikbaar gemaakt kan worden. Of omdat veiligheid beter gegarandeerd kan worden bij een professioneel archiefbedrijf. Hiervoor zijn oplossingen zoals het compleet digitaliseren van het archief of het opslaan van archief, vaak in combinatie van scannen op verzoek.
In het verleden werd archief opgeslagen in diverse soorten opslagruimte. Soms op zolders, in kelders, in garageboxen of in self storage c.q. bij verhuisbedrijven. Een risicovolle keuze. Men is niet altijd op de hoogte van de veiligheidseisen, die de wetgever stelt aan archiefruimte. Ook zijn veel organisaties niet bekend met het bestaan van gespecialiseerde archiefbeheerbedrijven. Er zijn namelijk nogal wat verschillen tussen een professioneel archiefbeheerder en andere aanbieders van opslagruimte. Niet alleen qua veiligheid onvergelijkbaar, maar ook qua archiefbeheer totaal anders. Een archiefbeheerder heeft - als specialist - namelijk speciaal hiervoor opgeleide archiefbeheerders, die elke dag gericht zijn op het vertrouwelijk beschikbaar stellen van de juiste archiefstukken. Zowel fysiek als digitaal.
Bent u als organisatie op zoek naar opslagruimte in de regio Utrecht, en vindt u het belangrijk dat uw archief veilig staat? Dan bieden wij u deze mogelijkheid als erkende landelijke dienstverlener. Binnen 1 uur ter plaatse om uw archief te bezorgen, als u dat eventueel toch weer nodig heeft. Zowel fysiek met eigen bezorgdienst, als digitaal voor nog meer gemak.
Bent u benieuwd naar de mogelijkheden en de kosten? Check gerust via ons contactformulier.
De kosten van archiefopslag zijn relatief laag. Dit komt enerzijds door zeer effectieve inrichting van archiefdepots. En doordat de kosten berekend worden per item: per doos of per pallet. U hoeft er dus geen ruimte voor te huren (zoals bij een selfstorage), maar slechts af te rekenen per item. Hierdoor is opslag al mogelijk vanaf 25 euro per maand.
Beveiligde opslag in een archiefdepot met archiefbeheerders betekent voor u dat u op elk moment uw archieven kunt opvragen. De gewenste doos wordt dan voor u klaargezet, op uw locatie bezorgd of gedigitaliseerd en per mail bezorgd. Deze dienstverlening staat bekend als archiefbeheer: het inslaan, opslaan en beheren van een archief voor organisaties tot aan de datum van vernietiging.
Het archief wordt opgeslagen in veilige en beschermde opslagruimten in extra beveiligde archiefdepots. De opslagfaciliteiten voldoen aan strenge beveiligingseisen. Alle dossiers staan beschermd tegen externe invloeden als vocht, brand, rook, temperatuursverschillen, ongedierte of ongeautoriseerde toegang. Daglicht in deze ruimte is taboe. Van kunstlicht wordt bescheiden gebruik gemaakt. Voor u de zekerheid van een veilige omgeving voor uw hoogwaardige archief.
Privacy is voor ons cruciaal. Om dit te kunnen garanderen, is de archiefopslag uitgerust met bewegingssensoren en elektronisch beveiligde toegang- en nooddeuren. Toegang is alleen mogelijk voor daartoe gemachtigde personen door middel van een elektronisch beveiligingssysteem. Alleen onze gescreende personeelsleden hebben toegang tot de archieven. Daarbij bezitten onze medewerkers een VOG verklaring en hebben zij geheimhoudingsplicht. Tevens wordt er buiten kantoortijden gepatrouilleerd door een extern ingeschakeld beveiligingsbedrijf.
Bij inslag is er de keuze om het archief per doos of per pallet op te slaan. De beste keuze voor uw organisatie is afhankelijk van de kenmerken van het archief. Hoe vaak is het nodig, en als het nodig is: hoe snel is het dan beschikbaar? Elk archief wordt voorzien van unieke kenmerken en is altijd opvraagbaar of in te zien.
Indien u een archiefstuk, doos of dossier wilt ontvangen, staat onze archief bezorgservice garant voor de fysieke of digitale bezorging binnen de afgesproken bezorgtermijn. Het is uiteraard ook mogelijk dat één van uw collega's de archieven zelf komt raadplegen of afhalen bij het archiefdepot.
In onze archiefdepots mogen alle soorten en maten archiefdozen opgeslagen worden. Uiteraard beschiken wij over archiefdozen om elk archief onder optimale condities te verpakken. Wij verplichten je echter niet de archieven in de door ons geleverde dozen aan te bieden. Elke archiefdoos is op te slaan in onze archiefdepots.
Het is belangrijk de archiefdozen te voorzien van een unieke codering, waaraan de inhoud wordt gekoppeld. Deze codering op nummer voorkomt dat van buitenaf zichtbaar is wat zich in de dozen bevindt. De codering wordt door ons gekoppeld aan de fysieke locatie in het archiefdepot. Alleen geautoriseerd personeel weet de gecodeerde dozen via een persoonlijke inlog terug te vinden. De inhoud van de betreffende dozen is uitsluitend bekend bij uw eigen organisatie. Met deze werkwijze waarborgen we de privacy van het archief: u weet alleen wat er zich in de dozen bevindt, alleen wij weten waar de doos zich bevindt.
Soms overwegen klanten om hun archiefdozen in een selfstorage op te slaan. Een aantal punten van aandacht zijn hierbij van belang:
Het is verstandig vooraf een goede overweging te maken over de beste oplossing voor uw situatie. Wilt u hierover met ons doorpraten, bel of mail ons dan gerust. Onze specialisten helpen u vrijblijvend verder.
© 2024 Archiefkluis