Uw papieren geheugen staat veilig, betrouwbaar en tóch beschikbaar.
Bent u als organisatie in de regio Utrecht op zoek naar opslagruimte om uw archief op te slaan? Of een professioneel digitaliseringsbedrijf. Veilige opslagruimte in de regio Utrecht en omgeving omdat u dat praktisch lijkt? Een goede opslagruimte die voldoet aan de veiligheidseisen voor archiefopslag? Dat kan zeker.
In Nederland gelden diverse bewaartermijnen voor archief. Daarom bent u juridisch verplicht tot het veilig bewaren van archief. Naast deze verplichting kan het voor u in uw bedrijfsvoering van belang zijn om de papieren archieven van uw organisatie te bewaren als naslagwerk.
Het opslaan van papieren archieven van professionele organisaties in de regio Utrecht is een veel gekozen oplossing. Veel organisaties werken digitaal en willen hun oude papieren archief niet meer in het bedrijfspand te bewaren. Dat kan logisch zijn omdat m2 duur zijn. Of omdat het dan snel digitaal beschikbaar gemaakt kan worden. Of omdat veiligheid beter gegarandeerd kan worden bij een professioneel archiefbedrijf. Hiervoor zijn oplossingen zoals het compleet digitaliseren van het archief of het opslaan van archief, vaak in combinatie van scannen op verzoek.
In het verleden werd archief opgeslagen in diverse soorten opslagruimte. Soms op zolders, in kelders, in garageboxen of in self storage c.q. bij verhuisbedrijven. Een risicovolle keuze. Men is niet altijd op de hoogte van de veiligheidseisen, die de wetgever stelt aan archiefruimte. Ook zijn veel organisaties niet bekend met het bestaan van gespecialiseerde archiefbeheerbedrijven. Er zijn namelijk nogal wat verschillen tussen een professioneel archiefbeheerder en andere aanbieders van opslagruimte. Niet alleen qua veiligheid onvergelijkbaar, maar ook qua archiefbeheer totaal anders. Een archiefbeheerder heeft - als specialist - namelijk speciaal hiervoor opgeleide archiefbeheerders, die elke dag gericht zijn op het vertrouwelijk beschikbaar stellen van de juiste archiefstukken. Zowel fysiek als digitaal.
Bent u als organisatie op zoek naar opslagruimte in de regio Utrecht, en vindt u het belangrijk dat uw archief veilig staat? Dan bieden wij u deze mogelijkheid als erkende landelijke dienstverlener. Binnen 1 uur ter plaatse om uw archief te bezorgen, als u dat eventueel toch weer nodig heeft. Zowel fysiek met eigen bezorgdienst, als digitaal voor nog meer gemak.
Bent u benieuwd naar de mogelijkheden en de kosten? Check gerust via ons contactformulier.
The cost of archive storage is relatively low. This is due in part to the very effective design of our archive depots. Moreover, costs are calculated per item. i.e. per box or per pallet. You’re not renting space (as with self-storage), but paying per item. This makes storage possible from €25 per month.
Secure storage in an archive depot with archive managers means that you can retrieve your archives at any time. The desired box will then be prepared for you, delivered to your location or digitized and delivered by e-mail. This service is known as archive management: the storage and management of an archive for an organization up to the date when the materials may be destroyed.
Archives are stored in secure and protected storage spaces in extra secure archive depots. The storage facilities meet strict security requirements. All files are protected against external influences such as damp, fire, smoke, temperature fluctuations, pests, and unauthorized access. Daylight is excluded, and careful use is made of artificial light. You can be certain of a safe environment for your high-value archive materials.
Privacy is crucial to us. To ensure this, the archive storage is equipped with motion sensors and electronically secured access and emergency doors. Access is restricted to authorised persons by means of an electronic security system. Only our screened staff have access to the archives. In addition, our employees have VOG certification and a duty of confidentiality. An external security company also patrols the premises outside office hours.
When you commit your archives to us, you have the choice of storing them per box or per pallet. The best choice for your organization depends on the characteristics of the archive. How often is it needed, and how quickly does it need to be available? Each archive is provided with a unique code and can always be retrieved and viewed.
If you want to receive an archive document, box or file, our archive delivery service guarantees physical or digital delivery within the agreed delivery period. Of course, you and your colleagues may also come to consult the archives or pick them up at the archive depot.
All types and sizes of archive boxes may be stored in our archive depots. We do have archive boxes that provide optimal conditions for archive storage. However, you are not required to pack your archives in our boxes. We can accommodate any archive box in our archive depots.
A key part of the system is providing archive boxes with unique coding linked to their contents. This numerical coding prevents the contents of the boxes from being apparent on the outside. We link the coding to the physical location in the archive depot. Only authorized personnel can locate the encrypted boxes via a personal login. The contents of the boxes in question are known exclusively to your own organization. With this method we guarantee the privacy of the archive: only you know what is in the boxes, and only we know where the box is located.
Sometimes customers consider storing their archive boxes in a self-storage system. There are certain points to consider with this approach:
It is wise to think through the best solution for your situation before moving forward. If you would like to discuss this with us, please call or email us. Our specialists will help you without obligation.
© 2024 Archiefkluis