BEWAREN OF NIET

Bewaarplicht en Bewaartermijnen

Hoelang moet je belangrijke papieren bewaren? Een veel gestelde vraag. Hiervoor gelden wettelijke eisen, die we hier graag toelichten. Het betreft overigens eisen, die vanuit verschillende overheidsinstanties zijn opgelegd. Check daarom goed onderstaande tabel.

Let op. Vernietigingsplicht

Een organisatie heeft ook een vernietigingsplicht. Dit is bij minder mensen bekend, maar minstens zo belangrijk. Als je niet hieraan voldoet, ben je strafbaar. Meestal met een boete, maar soms ook als bestuurder. Opletten dus!

Wetgeving

In de Nederlandse wetgeving komt in diverse onderdelen de bewaarplicht en vernietigingsplicht van documenten aan de orde.

Fiscaal

De belastingdienst geeft op haar site aan dat iedere ondernemer wettelijk verplicht is zijn administratie 7 jaar te bewaren (fiscale bewaarplicht). Wij streven echter naar zo min mogelijk administratieve lasten en hanteren soms kortere bewaartermijnen. Hoe lang u uw administratie moet bewaren, hangt af van het belang dat wij hebben bij de verschillende soorten gegevens in uw administratie. Bepaalde onderdelen van uw administratie worden aangemerkt als basisgegevens. Daarbij moet u denken aan:

  • het grootboek
  • de debiteuren- en crediteurenadministratie
  • de voorraadadministratie
  • de in- en verkoopadministratie
  • de loonadministratie

De basisgegevens moeten 7 jaar bewaard blijven.

In verband met de herzieningstermijn van de aftrek voorbelasting voor onroerende zaken, zoals bedrijfspanden, moet u de gegevens van onroerende zaken 10 jaar bewaren. U moet uw administratie ook 10 jaar bewaren als u elektronische diensten, radio- en televisieomroepdiensten en telecommunicatiediensten levert.  Voor de overige gegevens kunt u met ons afspraken maken over kortere bewaartermijnen dan 7 jaar. Voor de basisgegevens en de overige gegevens kunt u met ons afspraken maken over:

  • de vorm waarin u de gegevens bewaart (op papier of elektronisch)
  • het detailniveau (bijvoorbeeld dagstaten of telstroken van de kassa)

Deze afspraken worden schriftelijk vastgelegd. Let op! Afspraken met ons over kortere bewaartermijnen gelden uitsluitend voor de Belastingdienst. Bij andere overheidsinstellingen kunt u dus nog te maken krijgen met de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar.

De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma's en bestanden. U moet er dus ook voor zorgen dat deze programma's en bestanden bij een controle kunnen worden gebruikt. Met het uitsluitend bewaren van een bestand in afgedrukte vorm voldoet u niet aan uw bewaarplicht. Wel kunt u, onder bepaalde voorwaarden, bestanden en andere gegevens in een andere vorm bewaren. Dit wordt conversie genoemd. De voorwaarden zijn: U zet alle gegevens over.

  • U zet de gegevens inhoudelijk juist over.
  • U zorgt ervoor dat de nieuwe gegevensdrager tijdens de hele bewaartermijn beschikbaar is.
  • U kunt de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd (re)produceren en leesbaar maken.
  • U zorgt ervoor dat een controle van de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd kan worden uitgevoerd.
  • Het is verstandig om, voordat u tot conversie overgaat, uw plannen aan ons voor te leggen.

Laat u (een deel van) uw administratie verzorgen door een computer- of loonservicebureau? Dan vallen de gegevensdragers van die servicebureaus waarop gegevens staan over uw onderneming, ook onder de fiscale bewaarplicht.

Algemene bewaartermijnen per documentsoort

Onderstaande bewaartermijnen komen uit officiële wet- en regelgeving. Ook al zijn hierin nauwelijks wijzigingen te verwachten, wij adviseren altijd nog even zelf de actuele eisen op dit gebied te checken.

Document

Soort

Bewaartermijn (jaar)

Dividendnota’s

Algemeen

5

Jaarrekening, accountantsverklaring e.d.

Winst- en verliesrekening

Algemeen

7

Administratie na ontbinding rechtspersoon

Algemeen

7

Gegevens bedrijfsmatig onroerend goed

Algemeen

10

Ledenadministratie van coöperatie met aansprakelijkheid leden

Algemeen

10

Subsidie administratie

Algemeen

10

Identificatiebewijs (op grond van Wet Identificatieplicht)

Fiscaal

5

Grootboek en administratie (zoals debiteuren, crediteuren en loon)

Fiscaal

5

Facturen i.v.m. de omzetbelasting

Fiscaal

7

Bewaarplicht Vervoersdocumenten

Fiscaal

7

Persoonlijk controleboekje

Vervoer

1

Register van werkboekjes

Vervoer

1

Registratiebladen

Vervoer

1

Correspondentie benoemingen, promotie, demotie en ontslag

Personeel

2

Loonbelastingverklaringen en kopieën identiteitsbewijzen

Personeel

5

Gegevens betreffende etniciteit en herkomst

Personeel

5

Identiteitspapieren van derden met tewerkstellingsvergunning

Personeel

5

Afspraken salaris en arbeidsvoorwaarden

 

Personeel

7

Burgerlijke staat werknemer

 

Personeel

7

Loonbeslagen

 

Personeel

Tot opheffing

 

Sollicitatiebrieven (en correspondentie), getuigschrift e.d.

Personeel

Maximaal 4 weken (met toestemming sollicitant 1 jaar)

Arbeidsovereenkomst en wijzigingen

Personeel

Maximaal 2 jaar na uitdiensttreding

Wijzigingen arbeidsovereenkomst

Personeel

Maximaal 2 jaar na uitdiensttreding

Verslagen van functioneringsgesprekken

Personeel

Maximaal 2 jaar na uitdiensttreding

Verslaglegging Wet Verbetering Poortwachter

Personeel

Maximaal 2 jaar na uitdiensttreding

VUT-regeling

Personeel

Maximaal 2 jaar na uitdiensttreding

Afspraken inzake werk OR

Personeel

Maximaal 2 jaar na uitdiensttreding

Algemeen

 

Medisch/arbo

Minimaal 10 jaar (werknemer kan om vernietiging vragen)

Patiëntendossier

 

Minimaal 15 jaar

Vernietigen

Als de bewaartermijn voorbij is, dan kan de vernietiging plaatsvinden. Het is belangrijk dat het vernietigd wordt, zodat het niet meer reproduceerbaar of te herstellen is. Dit kun je zelf doen, of door een gespecialiseerde vernietiger laten doen. Vraag hierbij altijd een CA+ certificaat. Dit is voor jou de garantie dat het ook daadwerkelijk is vernietigd en weg is. Hiermee voorkom je ook eventuele aansprakelijkheid voor het geval het eventueel op zou duiken.

Bron: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/over-privacy/persoonsgegevens/bewaren-van-persoonsgegevens

Bewaren van persoonsgegevens

Aangezien een organisatie bestaat uit mensen, die met andere mensen samen werken, zal er altijd een archief ontstaan waarin persoonsgegevens voorkomen. Daarom is het belangrijk om te weten hoe je hiermee om moet gaan.

Om een goede administratie bij te houden, moet een organisatie bepaalde persoonsgegevens gedurende een bepaalde tijd bewaren. Maar organisaties mogen deze gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is. Er is dus ook een vernietigingsplicht.

Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens is er op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) geen concrete bewaartermijn voor persoonsgegevens. Organisaties bepalen zelf hoe lang zij persoonsgegevens bewaren. Hierbij kijken zij naar hoe lang de gegevens nodig zijn voor het doel waarvoor deze zijn verzameld of worden gebruikt. Je dient als organisatie dus een bewaartermijn te bepalen, wat in de betreffende situatie passend is.

Wel zijn er wettelijke bewaartermijnen in andere wetten waar organisaties zich aan moeten houden. Lees hier meer hierover.

Wanneer vernietigen of archiveren?

Als de bewaartermijn van persoonsgegevens voorbij is of de gegevens zijn niet meer noodzakelijk, dan moeten organisaties de gegevens vernietigen. Alleen als de persoonsgegevens bestemd zijn voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden mogen organisaties deze persoonsgegevens bewaren in een archief.

Hoe bepaal ik de bewaartermijn van persoonsgegevens?

In principe geldt voor persoonsgegevens in een archief geldt geen bewaartermijn, tenzij hiervoor wettelijke eisen zijn uit o.a. de Archiefwet. Check dus zelf deze bewaartermijnen. En als er geen wettelijke eisen voor zijn, bepaal dan zelf de bewaartermijn voor jouw organisatie. Leg de bewaartermijnen en de onderbouwing vast om bij klachten jezelf te kunnen verantwoorden. Doe dit bijvoorbeeld in je privacybeleid.

De Autoriteit Persoonsgegevens geeft aan jezelf hierbij o.a. de volgende vragen te stellen:

  • Hoe lang heeft u de gegevens nodig voor het doel waarvoor u ze verwerkt? Kijk hierbij ook naar uw bedrijfsbeleid. Zo kunt u bepaalde gegevens bijvoorbeeld nog nodig hebben voor de controle op openstaande facturen.
  • Het uitgangspunt van de wet is dat u persoonsgegevens zo kort mogelijk bewaart. Kunt u de termijn nog aanscherpen?
  • Tip: bent u aangesloten bij een branchevereniging? Dan heeft deze wellicht meer informatie over welke bewaartermijnen gebruikelijk zijn in uw sector. Dit staat dan bijvoorbeeld in een gedragscode.

Klachten

Iedereen kan over je organisatie en de bewaring van hun persoonlijke gegevens een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), bijvoorbeeld wanneer mensen vinden dat je hun persoonsgegevens onnodig lang bewaart. De AP beoordeelt onder andere of jouw onderbouwing redelijk is. En of je de bewaartermijn inderdaad zo kort mogelijk houdt gelet op het doel van de verwerking.

Tip  Controleer periodiek de persoonsgegevens die je in je administratie verwerkt. Wis of anonimiseer die persoonsgegevens waarvan de bewaartermijn is verstreken. Of eerder als je ze niet meer nodig hebt.

Aandacht voor digitaliseren

Wil je als organisatie je papieren dossiers digitaal maken? Dan mag je de originele papieren dossier pas vernietigen als je als organisatie zorgt voor een goede beveiliging van het digitale dossier. En natuurlijk ook zorgt dat deze digitale dossiers ook beheerd worden met inachtneming van de bewaar en vernietigingstermijnen.

Meer blogs

BEWAREN OF NIET

Bewaarplicht en Bewaartermijnen

Hoelang moet je belangrijke papieren bewaren? Een veel gestelde vraag. Hiervoor gelden wettelijke eisen, die we hier graag toelichten. Het betreft overigens eisen, die vanuit verschillende overheidsinstanties zijn opgelegd. Check daarom goed onderstaande tabel.

DIGITALISERINGSAANDACHTPUNTEN

Archief digitaliseren? Waar moet je op letten?

Je hebt nog veel papieren archieven in je organisatie en je wilt graag profiteren van de voordelen van een compleet digitaal archief? Dan is digitaliseren voor jou mogelijk een optie. Vaak kun je dat als organisatie best zelf doen. Maar dan moet je wel weten waar je op moet letten, als je gaat beginnen.

Benieuwd naar de mogelijkheden?

Wilt u weten wat in uw situatie de voor- en nadelen van de diverse methoden zijn? Neem dan gerust contact op voor een vrijblijvend adviesgesprek.

contactformulier contactgegevens

© 2019 Archiefkluis