Veilig en goed digitaliseren van archief

Archief digitaliseren is steeds populairder aan het worden. Nu veel organisaties bewust kiezen voor een combinatie van thuis werken en werken op kantoor neemt de noodzaak toe om het papieren archief digitaal beschikbaar te maken. Dat hierdoor direct ruimte bespaard wordt op kantoor is dan mooi meegenomen. Tijd voor een nieuwe kijk op kantoorinrichting.

Of het nu ruimtegebrek is, of het faciliteren van werken op afstand, de wens om de archieven te digitaliseren ontstaat vaak bij de medewerkers in de organisatie. De vraag is dan terecht: hoe zorg ik nu dat de archieven goed worden gedigitaliseerd. Denk hierbij aan:

• hoe zorgen we ervoor dat alle archief wordt gedigitaliseerd? Dus dat er geen pagina gemist wordt?
• hoe kunnen we digitaliseren met onze multifunctional? En kan ik zelf de archieven digitaliseren?
• welke naam geef ik dan de gedigitaliseerde archieven?
• hoe zorg ik ervoor dat de collega’s goed kunnen werken met het digitale archief?
• pas ik wel of niet de OCR techniek toe bij het digitaliseren?
• hoe borg ik de veilige omgang met de archieven? Wie gaat het doen?

Kortom, veel vragen die opkomen als er gesproken wordt over het archief digitalisering. Natuurlijk kunt u veel zelf doen. De vraag hierbij is natuurlijk of het resultaat goed genoeg is voor uw organisatie.

Bij een archief digitaliseringsbedrijf staat een veilige wijze van digitaliseren voorop. Het gaat tenslotte om uw bedrijfsgegevens of zelfs klantgegevens. Veiligheid begint bij mensen. Daarom zijn de medewerkers gescreend en gecheckt. Ze hebben een VOG-verklaring en tekenen een geheimhoudings- of integriteitsverklaring. Vervolgens is het belangrijk dat de ruimte goed afgesloten zijn en de processen dusdanig zijn ingericht dat er in de scanruimte alles 100% gecontroleerd wordt. Hier staat de nieuwste scanapparatuur voor een optimaal resultaat bij kleine en grote papieren documenten. Dat is ook de reden dat het digitaliseren van archief plaatsvindt in het scandepot en niet bij de klant.

Nadat alle documenten gedigitaliseerd zijn, plaatsen we uw digitale gegevens in een exportbestand. Vooraf bepalen we in overleg met uw ICT afdeling of betrokkenen de aanlevering van de data. Daarna leveren we dit bestand bij u aan volgens de door u gewenste technische specificaties. Hierdoor bent u verzekerd van een digitaal archief dat u zonder problemen met uw eigen systeem integreert. Natuurlijk werken wij softwareonafhankelijk en hebben daardoor veel ervaring met de koppeling met diverse softwaresystemen. Dat werkt prettig.

De kosten van het digitaliseren van documenten worden voornamelijk bepaald door de hoeveelheid archief. Hoe meer, hoe duurder. Ook de staat van het archief is belangrijk, aangezien het meeste werk zit in de voorbereiding van de documenten voordat ze in de scanner gaan. Denk hierbij aan het ontnieten, gladstrijken, klaar maken van documenten en tussenvoegen van scanbladen. Aansluitend volgt het scannen en daarna het verrijken van de digitale data. Al met al een proces dat met de nodige checks wordt uitgevoerd. De kosten voor het digitaliseren zijn bij onze klanten gemiddeld tussen de 2.000 en 5.000 euro, met uitschieters naar boven en naar beneden.

Nog even kort de belangrijkste voordelen van professioneel archief digitaliseren:

1. Uw belangrijke gegevens voor betrokkenen toegankelijk vanaf elke locatie.
2. Minder zoektijd voor uw medewerkers naar belangrijke informatie, wat iedereen efficiënter maakt. En dat geeft meer rust, overzicht en werkplezier.
3. Snellere en betere dienstverlening naar uw klanten, zowel extern als intern.
4. Uw archief beter beschermd tegen verlies door bijvoorbeeld brand- en waterschade.
5. Niet meer nodig om de papieren archieven te bewaren, wat direct kostenbesparend is.

Wilt u er zeker van zijn dat uw archief goed gedigitaliseerd wordt? Op een professionele wijze en afgestemd op uw wensen en mogelijkheden? Dan nodigen wij u uit om kennis te maken met de archiefoplossingen van De Nationale Archiefkluis, dé archiefexpert van Nederland.

Bel ons gerust of stuur een bericht via het contactformulier.

Tip  Denk vooraf goed na over de noodzaak van het digitaliseren van de aanwezige archieven en maak een schifting in (1) Nodig, (2) Gewenst of (3) Niet nodig. Dat bespaart u later veel tijd en geld.