Archief digitaliseren? Waar moet je op letten?

Je hebt nog veel papieren archieven in je organisatie en je wilt graag profiteren van de voordelen van een compleet digitaal archief? Dan is digitaliseren voor jou mogelijk een optie. Vaak kun je dat als organisatie best zelf doen. Maar dan moet je wel weten waar je op moet letten, als je gaat beginnen.

Archief digitaliseren is namelijk een arbeidsintensief en foutgevoelig proces, daarom geven we je graag aantal belangrijke aandachtspunten, die tijd besparen en fouten helpen voorkomen.

Alles begint met een goede voorbereiding. Zodat je weet wat en hoe je gaat scannen en digitaal gaat verwerken van documenten. Overigens is het daarna natuurlijk essentieel dat je jouw gedigitaliseerde documenten gegarandeerd vindt. En ook goed bewaard blijven.

Archief opschonen en ordenen. Shit in - shit out, is een bekende uitspraak in de digitaliseringbranche. Let dus op wat je gaat inscannen.

Je kunt er natuurlijk voor kiezen om niet in de opruimfase te investeren en gewoon het gehele document in te scannen. Dat lijkt niet logisch, maar is soms wel efficiënt. Hoe vaak verwacht je het dossier nog nodig te hebben? En hoe belangrijk is het dan dat er misschien onnodige documenten tussen zitten? Het kan een afweging zijn om gewoon alles te scannen en op te slaan.

Anderzijds is het voor de toekomstige gebruiker misschien wel veel handiger om een geschoond archief te hebben. Met name als je het lang bewaart en het regelmatig nodig is, dan is een opgeschoond archief veel efficiënter en fijner om mee te werken.

• Verwijder documenten in dossiers die hier niet (meer) thuishoren of relevant zijn.
• Verwijder documenten waarvan de wettelijke bewaartermijn is verstreken. Dat ruimt op én is soms wettelijk verplicht!
• Verwijder dubbele documenten. En gooi de conceptversies weg als ze niet relevant zijn.
• Als je dan toch de dossiers in je handen hebt, zorg dan voor een heldere structuur, die past bij de digitale werkwijze

Tip  Aangezien je toch moet gaan digitaliseren, dan is het handig om gelijk paperclips en nietjes te verwijderen.

Zo logisch als wat, maar het bespreken waard. Welke kwaliteit heb jij nodig? Wat is voldoende voor jouw doelstelling? Voorkom een slechte keuze: te slecht, of misschien 'over the top'. Met passende software kun je een scan achteraf op verschillende punten verbeteren, maar wanneer de basis niet goed is, dan kun je er niet veel aan verbeteren. Soms past het digitaliseringproject best bij jouw mulitifunctional (printer-scanner ineen), maar zeker met grote hoeveelheden is een aparte scanner beter: in bijna alle gevallen sneller en kwalitatief betere scans. 

Wil je graag grote hoeveelheden papieren archief achter elkaar scannen? Dat kan door toepassing van tussenbladen bij de dossiers. Mits de software dat natuurlijk herkent. Je kunt dat doen met een scheidingsblad (in pastelkleur) of een stickerbarcode. Dat 'informeert' de scanner dan op welke punten in de stapel het nieuwe dossier begint.

De software scheidt dit vervolgens naar verschillende gedigitaliseerde documenten. Deze scheiding kan vervolgens in een later stadium gecontroleerd worden door een gebruiker. Dit proces noemen we valideren. Er kan dan direct worden gecontroleerd of de paginavolgorde correct is en of er nog bladzijdes zijn die geroteerd moeten worden (ook paginarotatie kan automatisch plaatsvinden met behulp van software).

Er is software beschikbaar, dat zorgt voor automatische verbetering, direct na het scannen. Voorbeelden hiervan zijn:

1. Scheef gescande pagina's recht zetten, oftewel deskewing.
2. Pagina's goed draaien. Soms zijn pagina's bij het scannen een kwartslag of halve slag gedraaid. De software corrigeert de pagina rotatie op basis van de tekstrichting.
3. Schonen van pagina's met lijnen, zoals bij een notitieblokje, volledig automatisch. Of met perforatorgaten.
4. Witte of blanco pagina's verwijderen.

Deze digitaliseringsoftware kan draaien op de pc's van de medewerkers of centraal op een server. De laatste optie heeft een aantal voordelen ten opzichte van lokaal geïnstalleerde software. Check dit met je eigen software beheerder of leverancier.

Een van de belangrijkste issues rondom efficiënt archief digitaliseren is OCR: Optical Character Recognition. Oftewel: je scant het dossier niet als een foto, maar als een informatief document met hierin relevante en herkenbare informatie. Zodat je er ook in en naar kunt zoeken via bijvoorbeeld Windows Verkenner. Zo vind je altijd terug wat je hebt opgeslagen! En het is doorzoekbaar middels de toetsencombinatie ctrl + f. Zo vind je jouw zoekterm in ieder afzonderlijk document.

OCR-software wordt gebruikt om papieren documenten en boekwerken om te zetten in digitale versies, zodat ze kunnen worden bewerkt en gearchiveerd. Formulieren, brieven, contracten, artikelen, rapporten en handleidingen kunnen zo in een handomdraai worden omgezet naar bewerkbare teksten – in een Wordbestand, bijvoorbeeld. Er bestaan overigens wel verschillende soorten OCR-software, die meer of minder 'slim' zijn.

Conclusie

Als je wil starten met archief digitaliseren, dan helpt het voorgaande je goed op weg. Mocht je hierbij professionele hulp nodig hebben, en voorkomen dat je werk voor niets doet? Check gerust onze mogelijkheden om jouw archief te digitaliseren.