Hoe ziet het proces van digitaliseren van archief eruit?

Het proces van het digitaliseren van een papieren archief omvat meerdere fases. Wij lichten graag toe hoe een professioneel digitaliseringsbedrijf als De Nationale Archiefkluis haar proces heeft ingericht. Dit proces garandeert een veilig, compleet en bruikbaar digitaal archief.

In principe vindt het digitaliseren van archieven plaats in een scancentrum bij een digitaliseringsbedrijf. Er zijn uitzonderingen dat er op locatie van de klant wordt gedigitaliseerd. Dat is meestal niet het geval, aangezien het vele malen duurder is én de 100% kwaliteit niet kan worden gegarandeerd.

Een standaard proces van digitalisering omvat:

• Inklaring van het archief. In deze fase komt het archief aan bij het scancentrum en wordt de staat van de archieven gecheckt. Bijvoorbeeld op vocht en ongedierte en andere bijzonderheden.
• Voordat het project start, is er met de klant afgesproken hoe het opgeleverd moet worden. Denk hierbij aan de scankwaliteit, de timing, maar ook de naamgeving en grootte van de digitale bestanden.
• Instellen configuraties. De te gebruiken scanners worden geselecteerd. Hierbij zijn er volume scanners, maar ook specialistische scanners voor grootformaat, bijzonder formaat, maar ook voor uitzonderlijk kwetsbaar papier als Erfgoed.
• Het archief wordt vervolgens handmatig geschoond in de voorbewerkingsfase. Het papieren archief wordt dan ontdaan van hecht- en bindmiddelen als nietjes, clipjes, etc.
• Vervolgens worden de scanbladen geprint om per scan de juiste data te verzamelen en de naamgeving te borgen.
• Hierna vindt het scannen plaats. Hierbij worden beide zijden van de documenten gescand, waarna de pagina’s zonder inhoud digitaal verwijderd worden.
• Daarna volgt de kwaliteitscontrole en vindt de nabewerking plaats.
• En tenslotte de OCR, indexering en metadatering. Met de naamgeving.
• De data wordt vervolgens opgeleverd in het formaat dat aansluit bij de import in het Document Management Systeem. Het meest gebruikte formaat is de pdf.
• In de laatste stap wordt het gescande archief op de juiste wijze opgeslagen om bij twijfel te kunnen vergelijken met het origineel. Bovendien kan er nog een finale check nodig zijn om zeker te zijn dat de gescande originele volledig matchen met het digitale bestand.

Gezien de impact van vernietiging (niet reconstrueerbaar) kiezen de meeste klanten voor een bewaartermijn van 6 maanden of langer voor een gedigitaliseerd archief.

Wilt u er zeker van zijn dat uw archief goed gedigitaliseerd wordt? Op een professionele wijze en afgestemd op uw wensen en mogelijkheden? Dan nodigen wij u uit om kennis te maken met de archiefoplossingen van De Nationale Archiefkluis, dé archiefexpert van Nederland.

Bel ons gerust of stuur een bericht via het contactformulier.

Tip  Denk vooraf goed na over de noodzaak van het digitaliseren van de aanwezige archieven en maak een schifting in (1) Nodig, (2) Gewenst of (3) Niet nodig. Dat bespaart u later veel tijd en geld.