Hoelang moet ik documenten verplicht bewaren?

In de Nederlandse wetgeving is op verschillende plaatsen aandacht besteed aan de verplichte bewaartermijn van documenten. De belangrijkste typen lichten we kort toe.

Voor bedrijven en organisaties geldt dat zij hun basisadministratie (zoals facturen en bankafschriften) 7 jaar moeten bewaren (van de belastingdienst). Voor gegevens over onroerende zaken, leningen, etc. geldt een termijn van 10 jaar. Net als voor gegevens rondom subsidies. Het advies is om hiervoor bij uw eigen branche vereniging de actuele informatie na te vragen. Zij weten ook branche-specifieke uitzonderingen.

Voor privé personen is er geen wettelijke eis, maar de belastingdienst kan wel tot maximaal 5 jaar navorderingen opleggen. Het helpt dan als je jouw administratie nog hebt. Ook aankoopbewijzen zijn handig met garanties en verzekeringen. Natuurlijk is het verstandig om geboorteaktes, diploma’s, trouwboekjes, echtscheidingspapieren, aankoopbewijzen van grote aankopen en testamenten blijvend te bewaren.

Bel ons gerust of stuur een bericht via het contactformulier.

Tip  De kosten voor het bewaren van archieven bij een archiefbedrijf zijn relatief laag. Denk aan € 0,10 per map per maand. Dat betekent dat het geen groot financieel risico is om het archief langer te bewaren. Het kan voor uw organisatie of u persoonlijk voordelen hebben om het archief langer te bewaren. Denk hierbij aan eventuele rechtszaken of klanttevredenheid als u een oude klant nog kunt helpen met informatie.