Wat zijn de kosten van de opslag van archief?

De kosten voor het opslaan van archieven bestaan uit een opslagvergoeding voor de opslagperiode en een vergoeding voor de afgenomen dienstverlening. Daarbij zijn er de initiële opstartkosten en de kosten van vernietiging na de opslagperiode.

Voor het bepalen van het budget van de maandelijkse kosten is het gebruikelijk om uit te gaan van de hoeveelheid archieven. Hierbij moeten de archieven veilig verpakt zijn in archiefdozen om zo de veiligheid van de gegevens te borgen. In de archiefbeheer branche wordt meestal uitgegaan van het aantal strekkende meters archief.

 Afhankelijk van het aantal strekkende meters archief kan een budget van € 10 tot € 15 per jaar voor de opslagkosten aangehouden worden. Hierbij is vaak ook een minimum maandtarief van toepassing. Ook hier geldt dat hoe meer strekkende meters (m1) archief er in opslag staan, hoe lager de gemiddelde meterprijs wordt. Hierbij speelt de opslagperiode ook een rol.

Voordat het archief in opslag staat, is een opstartinvestering nodig die bestaat uit de kosten voor het verpakken, het verhuizen en het inslaan van de archieven.

Het papieren archief wordt beschermd door het te verpakken. Hiermee is de invloed van buitenaf (vocht, licht, ongedierte) of het kwijt raken van documenten geminimaliseerd. Ook zijn de gegevens enigszins beschermd tegen nieuwsgierigheid of data-lekken. Tenslotte is het hierdoor mogelijk om dossiers goed te verhuizen en gegevens sneller terug te vinden. Tijdens het inpakken worden de gegevens gekoppeld aan een uniek doosnummer dat de vindbaarheid borgt. Het maakt op zich niet veel uit welke dossiers bij elkaar ingepakt worden, zolang het maar gekoppeld is aan het unieke doosnummer in de inventarisatielijst. Dan is het altijd terugvindbaar. Met 'the end in mind' is het verstandig om per vernietigingsjaar bij elkaar in te pakken. 

Tip  Als je archieven gaat verpakken, dan is het logisch om dat te doen op basis van vernietigingstermijn. Hierdoor kan een archiefdoos vernietigd worden als de bewaartermijn van de dossiers is verlopen. Dit bespaart ruimte, kosten en zorgt ervoor dat uw organisatie zich ook houdt aan het vernietigingsbeleid.

Als de archieven zijn ingepakt in stevige dozen dan kunnen de verhuizing beginnen. De kosten voor het verhuizen van de archiefdozen vanaf de bestaande locatie naar het archiefdepot hangen af van de locatie (zolder, kelder, begane grond), de bereikbaarheid voor de wagen (loopafstand, laadmogelijkheid), de afstand tot het archiefdepot en de hoeveelheid archiefdozen.

Na het transport worden de dozen opgenomen in het digitale lokaliseersysteem en geplaatst in de stellingen in het archiefdepot. De archieven zijn locatie-onafhankelijk geplaatst om de ruimte optimaal te benutten. Dit betekent dat het systeem aangeeft waar een lege plaats beschikbaar is voor het archief. Het wordt dan op die locatie geplaatst. Dus niet persé alle dozen van een klant bij elkaar. Deze verdeelwijze borgt een veilige opslag, aangezien het voor een buitenstaander niet mogelijkheid is te weten waar betreffende dossiers staan. En het zorgt ervoor dat het opslagdepot optimaal gebruikt wordt, waardoor de kosten goed verdeeld zijn en u profiteert van de laagste opslagvergoeding.

Het archief kan na de gewenste bewaartermijn vernietigd worden. De archiefdozen worden dan uitgeslagen en vernietigd conform CA+ norm. De opslag stopt en de kosten voor de archiefopslag eindigen. De eindfactuur voor vernietiging wordt opgemaakt.

Bovenstaand beeld geeft aan dat de kosten voor externe opslag van archief bestaan uit diverse componenten. En dat het mogelijk is om hierin zelf een aantal onderdelen te verzorgen en zo te besparen op uw totale project.