Wat kost het digitaliseren van archief?

Je wilt graag profiteren van de voordelen van een compleet digitaal archief. Maar je ziet op tegen het enorme werk dat het vergt? En je twijfelt of de kwaliteit aansluit op jouw eisen? Dan is het inschakelen van een gespecialiseerd bedrijf een optie. Maar hoeveel budget moet je reserveren voor de kosten van het digitaliseren van het archief?

Het digitaliseren van archief kost gemiddeld tussen de € 400 en € 600 per strekkende meter (m1) documenten. Dit kengetal kan aangehouden worden om een budget te bepalen voor het digitaliseren van archieven. Maar hoe bereken je jouw hoeveelheid en wat zit er dan in zo'n kengetal voor de kosten?

Een strekkende meter archief is te bepalen als een plank (bijvoorbeeld in een kast of stelling) gevuld met papieren. Zo bevat een kast van 1 meter breed en 4 planken met mappen of dozen dus 4 m1 archief. De kosten voor het digitaliseren van de inhoud van deze kast komen globaal uit op € 2.000 - € 2.500. Voor het digitaliseren van een aantal stellingen met bijvoorbeeld 20 m1 archief kan een richtinggevend budget van € 10.000 aangehouden worden. 

Vaak daalt de prijs voor het digitaliseren per m1 archief als het aantal strekkende meter toeneemt. Dit komt doordat de vaste projectkosten verspreid worden over een groter aantal meters.

De kosten van het digitaliseren van archieven bestaan uit diverse onderdelen, die hieronder toegelicht worden. Vooraf zal een toelichting gegeven worden op de onderdelen.

Het digitaliseren van archieven vindt in principe niet plaats op de locatie van de klant, maar in he scancentrum. De belangrijkste redenen hiervoor is de veiligheid. Alleen als de archieven op de scanlocatie staan, kunnen wij de verantwoordelijkheid nemen voor een veilig beheer van deze archieven. Dit betekent dus dat de eerste component van de kosten van het digitaliseren van archieven de verhuiskosten zijn. De kosten voor het verhuizen van de archieven vanaf de bestaande opslaglocatie naar het scancentrum hangen af van de locatie (zolder, kelder, begane grond), de bereikbaarheid voor de wagen (loopafstand, laadmogelijkheid), de afstand tot de scanlocatie en de hoeveelheid archieven.

Tip  Zorg voor goed verpakte archieven. Dat verhuist makkelijker, beter en voordeliger. Zo gaan bescherming en efficiency hand in hand.

Voordat de documenten gescand kunnen worden, vindt een uitgebreide voorbewerking plaats. Dit is een arbeidsintensieve fase waarin de hecht- en bindmiddelen uit het archief verwijderd worden. Denk hierbij aan nietjes, paperclips, insteekhoezen, zippels, etc. Ook de vouwen en zogenaamde ezelsoren worden door de medewerkers gladgestreken. Hierna volgt het aanbrengen van barcodevellen tussen de documenten om bestandsnaamgeving en mappenstructuur te genereren.

Het digitaliseringstraject start met het configureren van de apparatuur en software. De apparatuur wordt gereinigd en gekalibreerd om te borgen dat de scans van hoge kwaliteit zijn. Hierna volgt het scannen van basisdocumenten met behulp van hoogvolume scanners. Tekeningen en bijzondere documenten gaan in aparte gespecialiseerde scanners.

Alle scans worden gecontroleerd op kwaliteit en compleetheid. Daarna vindt de dataverrijking plaats. Denk hierbij aan het toevoegen van OCR (Optical Character Recognition), waardoor ruim 95% van de teksten door de software wordt herkend. Dit borgt snelle vindbaarheid van gegevens op basis van zoekwoorden. Daarna vindt de naamgeving van de bestanden plaats. Ook de basis opschoning vindt dan plaats. Hierbij valt te denken aan:

1. Scheef gescande pagina's recht zetten, oftewel deskewing.
2. Pagina's goed draaien. Soms zijn pagina's bij het scannen een kwartslag of halve slag gedraaid. De software corrigeert de pagina rotatie op basis van de tekstrichting.
3. Schonen van pagina's met lijnen, zoals bij een notitieblokje, volledig automatisch. Of met perforatorgaten.
4. Witte of blanco pagina's verwijderen.

De digitale dossiers zijn klaar voor de overdracht. Het analoge (papieren) archief is nog beschikbaar als back up. In overleg met de klant maken we hierover afspraken. Denk hierbij aan vernietiging of tijdelijke opslag in het archiefdepot.