Wat zijn de grootste risico's bij digitalisering van dossiers?

Digitalisering van papieren documenten heeft vaak als doel dat het papieren archief vervangen wordt en dus kan worden opgeruimd. En dat de gebruikers kunnen profiteren van de voordelen van digitaal zoeken en werken. Dat scheelt moeite, tijd en dus veel geld. Maar zijn er ook risico's bij het digitaliseren van papieren dossiers?

Ja. Die zijn er zeker.

Er zijn in de basis 3 risico’s te onderscheiden

• Onvolledige scanning. Hierbij worden niet alle documenten gescand. Vakkundige digitaliseringsbedrijven werken op een professionele wijze met specialistische apparatuur om dit te voorkomen. Hierdoor is dit risico vrijwel nihil.
• Onleesbare scans. Hierbij is er teveel kwaliteitsverlies bij scans. Dit komt met name voor bij slechte kwaliteit documenten of beperktere scanapparatuur.
• Onvolledige OCR of metadata, waardoor documenten niet vindbaar zijn c.q. de inhoud van de documenten niet digitaal vindbaar is.

Wilt u er zeker van zijn dat uw archief goed gedigitaliseerd wordt? Dat er alles aan gedaan wordt om bovenstaande risico's tot een absoluut minimum terug te brengen?  En zo te komen tot een compleet en werkbaar digitaal archief?  Dan nodigen wij u uit om kennis te maken met de archiefoplossingen van De Nationale Archiefkluis, dé archiefexpert van Nederland.

Bel ons gerust of stuur een bericht via het contactformulier.

Tip  Denk vooraf goed na over de noodzaak van het digitaliseren van de aanwezige archieven en maak een schifting in (1) Nodig, (2) Gewenst of (3) Niet nodig. Dat bespaart u later veel tijd en geld.