Digitaliseren archief

Archief digitalisering. Altijd alles direct digitaal beschikbaar. 

Wilt u altijd direct digitaal bij al uw gegevens kunnen, maar is een deel nu nog alleen op papier beschikbaar? Dan kan het digitaliseren van dit archief voor u en uw collega's een oplossing zijn.

Het digitaliseren van archief biedt veel voordelen qua opslagruimte, zoektijd en efficiency richting uw klanten of andere partners. Daarnaast kunt u de digitale archieven op meerdere plaatsen toegankelijk maken voor alle medewerkers.

In principe is het goed mogelijk om zelf papieren dossiers te digitaliseren. Essentieel is daarbij wel dat de scanapparatuur goed is, en dat helder is hoe het teruggevonden kan worden. Houd ook rekening met digitale opslag met OCR en een tijdsinvestering. Vooraf is het aan te raden om hiervoor een projectplan te schrijven en vooraf alle vereisten mee te nemen. Het komt helaas nog al te vaak voor dat het resultaat niet werkbaar is. En dat het digitaliseringtraject hierdoor langer duurt of mislukt. Wilt u zelf gaan digitaliseren, download dan hier het gratis e-book Stappenplan Digitaliseren.

Het kan zijn dat het voor uw organisatie interessant is om voor het digitaliseren van de archieven een specialist in digitalsering te schakelen. Vaak gebeurt het dan sneller, beter en efficiënter. De meest voorkomende vorm van digitaliseren is scannen. Wij onderscheiden in de aanpak van het digitaliseren twee vormen: Scanning on demand en Back-log scannen.

Scanning on demand

In het geval van Scanning on Demand digitaliseren wij het archiefstuk op het moment dat het wordt opgevraagd. Dit is met name interessant indien het naar verwachting niet vaak voorkomt dat er informatie uit het archief nodig is. Hiermee voorkomt u forse investeringen in digitalisering van het complete archief, terwijl het wellicht nauwelijks digitaal nodig is. Nadat wij het digitaliseringsverzoek hebben ontvangen, zoeken onze medewerkers het relevante document of dossier, dat vervolgens digitaal gemaakt wordt. Een Scanning on Demand verzoek kan binnen 24 uur via email naar u verstuurd worden. Spoed opdrachten zijn ook mogelijk, waardoor u het zelfs binnen een paar uur digitaal ontvangt.

Een mooie bijkomstigheid van deze methode is dat er langzaam maar zeker een digitaal archief opgebouwd wordt van de veelgevraagde (levende) archieven. De resterende (dode) papieren archieven blijven veilig opgeslagen tot aan de vernietigingsdatum.

Back-log scannen

Bij Back-log scannnen wordt het archief projectmatig in één keer volledig ingescand. Indien een papieren archief naar verwachting vaak digitaal nodig is, voor nu of voor langere termijn, dan is back-log scanning de beste keuze. Bovendien is het door de projectmatige aanpak vaak de voordeligste methode als het gaat kom de digitaliseringkosten per pagina of dossier. 

Verder is het natuurlijk niet meer nodig om de gedigitaliseerde archieven lang op te slaan, of hieruit opvragingen te doen. Dat bespaart dus toekomstige kosten.

Benieuwd naar de mogelijkheden?

Wilt u weten wat in uw situatie de voor- en nadelen van de diverse methoden zijn? Neem dan gerust contact op voor een vrijblijvend adviesgesprek.

Direct contact 085 004 3631

Onze oplossingen voor papieren archieven
in het digitale tijdperk

digitalisering

Archiefopslag

Archiefverhuizing

archiefbeheer

© 2019 Archiefkluis