Archiefbeheer

Uw archief helemaal onder controle. Dat geeft rust.

Heeft u belangrijke archieven en heeft u behoefte aan professioneel archiefbeheer? En vraagt u zich af waar u op moet letten? En wat de aandachtpunten zijn? Onderstaand vindt u meer informatie over archiefbeheer.

Wat houdt archiefbeheer in?

Archiefbeheer of records management is het vakgebied van specialisten, die zijn opgeleid in archiefvorming, archiefbewerking, het beheer van archiefdepots en de archiefstukken, en het beschikbaar stellen van deze papieren archieven.

Welke fases zijn er in het archiefbeheer?

In het archiefbeheer onderscheiden wij 3 fasen met onderscheidende kenmerken:

Dynamische fase

In deze fase is het papieren archief nog vaak nodig voor het uitvoeren van de werkzaamheden. Er worden steeds archiefstukken uit de organisatie toegevoegd aan het archief of juist weer nodig uit de archieven. Dit soort archieven komt steeds minder voor en wordt vaak gedigitaliseerd.

Semi-dynamische of semi-statische fase

In deze fase van het archiefbeheer zijn de archieven beperkt nodig voor de uitvoering van de activiteiten. Soms worden de archiefbestanddelen vanuit de organisatie met nieuwe papieren archieven aangevuld na afwerking en controle van voltooide activiteiten. De bewaartermijn van voor vernietiging in aanmerking komende archiefstukken is dan nog niet verstreken. Soms vereist de privacywetgeving dat niet-actuele persoonsgegevens alvast vernietigd moeten worden in de (semi-) dynamische fase.

Semi statisch archief past goed in een extern archiefdepot dat is bemand met professionele archiefbeheerders. Zij zorgen ervoor dat regelmatig benodigde archieven snel beschikbaar zijn: hetzij als papieren dossier, hetzij volledig ingescand door het toepassen van scanning on demand. Ziekenhuizen maken vaak van deze optie gebruik. Het archief staat in het depot op dynamische opslagstellingen, waaruit ze snel beschikbaar zijn. Desgewenst al binnen paar uur.

De organisatie profiteert hierdoor van alle voordelen van externe opslag, zonder de dagelijkse zorg en beheerskosten te hebben. Dit scheelt eigen beheerders en borgt een flexibele kostenstructuur. Dit is toekomstbestendiger, want elk archief wordt met de tijd steeds statischer en heeft steeds minder opvragingen.

Statische fase

In deze fase komt het nauwelijks voor dat er archiefstukken of documenten toegevoegd of opgevraagd worden. Door verloop van de bewaartermijn komt er regelmatig een deel van het archief voor vernietiging in aanmerking. Het statische archief past uitstekend in een extern archiefdepot. Organisaties moeten conform wet- en regelgeving documenten bewaren op adequate wijze. Dit is geborgd bij een extern archiefdepot. Voor u een zorg minder. U heeft de zekerheid dat de archieven zorgvuldig bewaard worden, niet in de weg staan, geen kostbare ruimte in beslag nemen en tegen relatief lage kosten opgeslagen worden. Na het verstrijken van de bewaartermijn(en) kunnen de stukken voor u vernietigd worden.

Zelf doen of uitbesteden?

Met de overgang van analoge naar digitale organisaties bestaat een steeds kleiner deel van het organisatie archief uit papier. Hierdoor is voor het beheer van de papieren archieven nauwelijks mankracht nodig. Dit kan een belangrijke reden zijn om hiervoor specialisten in te schakelen.

De specialisten van archiefkluis zijn vakkundig en gemotiveerd om uw archieven goed te beheren. Door de opgebouwde ervaring, de doorontwikkelde procedures en systemen en de beschikbare middelen en ruimten is dit vaak voordeliger dan zelf doen. Bovendien is er de zekerheid van continue professioneel beheer van uw gevoelige gegevens. U bent vanuit de strenger wordende (privacy) wetgeving verplicht om uw archiefbeheer professioneel te borgen. Hoe makkelijk is dat dan om dat bij een erkend specialist te doen? En door de spreiding van de kosten over meerdere archieven is het vaak ook nog eens financieel interessant. Onze aanpak van archiefbeheer is geschikt voor alle archieven en dossiers, zowel voor statische, semi-dynamische of zeer dynamische archieven. Denk hierbij aan:

Medisch dossiers

Leerling en examendossiers

Juridische / zaakdossiers

Personeelsdossiers

Bouwdossiers

Klantdossiers

Archiefbeheer, onze specialisatie

Archiefkluis is gespecialiseerd in archiefbeheer, documentbeheer en archiefopslag. Daarvoor beschikken wij over beveiligde en geconditioneerde archiefopslagruimten, alle benodigde certificeringen en verklaringen, zoals wettelijk voorgeschreven. Voor u de zekerheid van veilig archiefbeheer dat voldoet aan de AVG, Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Archiefkluis verzorgt alle relevante diensten rondom het veilige beheer van uw archieven, zoals  o.a.:

  • archief inventarisatie in uw organisatie
  • inpakken van archieven / archivering in archiefdozen op kostenefficiënte en accurate wijze
  • sorteren en vernietigen van hiervoor in aanmerking komende archieven
  • verhuisklaar maken van de archieven vanuit diverse locaties
  • beveiligd vervoer naar het archiefdepot
  • digitaliseren van archieven, zowel via scanning on demand als back log scanning
  • inslag en indexatie van de archiefdozen in het depot
  • locatieonafhankelijke plaatsing van de archieven op de stellingen in streng beveiligde archiefdepots.
  • Registratie van vernietigingstermijnen en tijdige vernietiging van uw archieven volgens een extra beveiligde procedure.

Voor u is een keuze voor Archiefkluis de zekerheid dat uw archieven:

  • veilig staan opgeslagen in archiefruimtes, die voldoen aan de hoogste veiligheidseisen, optimaal beschermd tegen allerlei calamiteiten en externe invloeden als inbraak, brand, ongedierte, schimmels en weersomstandigheden.
  • worden beheerd door gescreende en gespecialiseerde archiefspecialisten met VOG verklaring, waardoor u kunt rekenen op vakkundige service en 100% privacy waarborg.

Uw archief altijd bereikbaar

Uw archief is altijd bereikbaar. Indien u een archiefstuk nodig heeft, laat u ons dit weten (alleen gemachtigde personen!). U kunt het zelf ophalen, maar wij kunnen de opvraging ook fysiek bij u bezorgen met een eigen bezorgservice of via beveiligde verzending met een professionele pakketvervoerder. Ook kunnen wij voor digitalisering en verzending zorgdragen; zo bouwt u alleen een digitaal archief op van de dossiers die u regelmatig nodig heeft.

We maken alleen gebruik van eigen medewerkers die we nauwkeurig screenen. Zij leveren de documenten bij u aan volgens uw wensen: fysiek of digitaal. De dossiers worden afgeleverd op de locatie van uw keuze op het afgesproken tijdstip.

Slim archiefbeheer

Wij richten het archiefbeheer klantgericht in. Afhankelijk van uw wensen, de kenmerken van uw archieven en een heldere business case kunt u de keuze maken uit de slimste methode voor uw situatie. Denk hierbij aan de verwachte opvraagfrequentie, de resterende bewaartermijn en de staat van het archief. Het kan verstandig zijn om archief dat nog maar kort bewaard moet worden, niet volledig te digitaliseren of te inventariseren. Zo kan het ook slim zijn om het archief goed te beschrijven in de startfase om hiermee op termijn fors op de kosten te besparen. Zo lopen arenlange ervaring met het verhuizen van archieven. Met de hoogste veiligheidsniveaus. Deze ervaring biedt de zekerheid van een zorgeloze archiefverhuizing. De archiefteams werken volgens NEN-ISO 9001 en VCA* certificering.

Kosten archiefbeheer

Het beheren van een archief omvat een investering, die bestaat uit een vaste kostencomponent en een variabel deel. De hoogte hiervan is afhankelijk van de grootte van het archief, de duur van de opslag en de wijze waarop we het archief beheren.

Meer weten over archiefbeheer en de beste situatie voor uw archief?

Neem gerust contact met ons op voor een passend vrijblijvend advies en kostenindicatie. Dat kan telefonisch of via het contactformulier.

contactformulier 085 004 3631

Onze oplossingen voor papieren archieven
in het digitale tijdperk

digitalisering

Archiefopslag

Archiefverhuizing

archiefbeheer

© 2019 Archiefkluis